URA de atendimento: saiba como usar da forma certa

A tecnologia tem revolucionado os negócios continuamente e com ela os meios de comunicação têm facilitado a vida dos colaboradores que trabalham em um call center. A URA de atendimento é uma dessas tecnologias que proporcionam maior número de contatos, sem que seja necessária a contratação de mais profissionais.

A URA é um sistema que provê serviços automáticos para os clientes e por isso ganhou destaque. O sistema é programado para agilizar o atendimento ao cliente, encaminhando-o ao setor correto. Neste post, vamos apresentar dicas úteis que podem ser aplicadas em seu negócio, a fim de capacitar sua empresa e seus colaboradores. Para isso, abordaremos qual a sua importância e benefícios da URA. Continue a leitura e confira!

O que é URA de atendimento?

A Unidade de Resposta Audível, mais conhecida como URA, possibilita que o cliente seja direcionado para o setor ou serviço desejado automaticamente e sem a interação do atendente no início da chamada. O seu uso é muito útil em todos os call centers uma vez que otimiza a filtragem de ligações, diminuindo o tempo gasto pelo consumidor em uma chamada.

Esta ferramenta oportuniza uma melhora significativa na qualidade do atendimento oferecido ao cliente. É uma estratégia que proporciona uma experiência agradável, além de promover uma comunicação mais eficiente e fluida.

Quais os passos que devem ser adotados para usar a URA de atendimento?

Agora que já sabemos o que é uma URA, devemos considerar a relevância em utilizar um sistema de atendimento que seja útil para auxiliar as necessidades do seu negócio.

É muito importante adotar um equipamento, que gerencie e proporcione um serviço simples e flexível, com soluções eficientes e trazendo resultados imediatos aos consumidores. Conheça os passos e os benefícios em implementar uma URA de atendimento logo abaixo.

Invista na ferramenta adequada

Contar com um sistema automatizado de qualidade é a chave para o sucesso de sua empresa. Uma ferramenta que permite reunir e armazenar com eficiência todas as informações de cadastro e de atendimento ao consumidor, controlando todos os registros e um sistema de comunicação como, por exemplo, se o cliente ligar para sua empresa e não conseguir ser atendido, o sistema retornará a ligação automaticamente.

A inovação tecnológica trouxe maior agilidade e produtividade para sua organização. Com o uso da ferramenta adequada todos os dados são convertidos em informações úteis para o seu negócio, gerando relatórios diferenciados, mensurando e controlando os prazos de atendimento.

Mapeie os processos de atendimento

A implementação do suporte via telefone demanda o uso de estratégias para mapeamento e torna possível identificar e minimizar falhas relacionadas à assistência oferecida ao consumidor.

Esses processos são úteis para padronizar o trabalho e detectar oportunidades de melhorias. Permitindo maior qualidade, produtividade e eficiência ao serviço prestado.

Torna-se imprescindível que haja constante atualização nos canais de comunicação com os clientes. Atender às necessidades específicas dos consumidores é fundamental para sua satisfação.

Utilize um sistema de ramais

Automaticamente o uso desse sistema aumenta a performance dos call centers. Essa praticidade disponibilizada pela URA, permite um autoatendimento para seus clientes.

Funcionando de forma simples e eficiente o atendente virtual passará as instruções essenciais para que o cliente busque por meio de um menu de opções, o setor específico que deseja e automaticamente ele é redirecionado e fale com um colaborador para solucionar sua necessidade.

Crie um FAQ

FAQ é um acrónimo, que significa perguntas frequentes acerca de um determinado assunto. Os clientes estão cada dia mais exigentes e desejam um atendimento rápido e fácil. Então, não o deixe ouvir uma série de escolhas.

Coloque nas primeiras opções do menu as que são mais procuradas. Eles querem ser atendidos prontamente e sem perdas de tempo. A URA garante exatamente isso.

Monitore e aprimore o processo

Por meio de um software de gestão de desempenho, os colaboradores devem ser monitorados. Esses indicadores permitem mensurar, avaliar e aprimorar os objetivos e as estratégias adotadas pela empresa.

Uma boa ferramenta o auxiliará nesse processo e possibilitará identificar as causas de desempenho deficiente e fazer correções para que cada colaborador busque atender as perspectivas estabelecidas pela organização.

Sem o monitoramento e avaliação não existe controle. É imprescindível o feedback adequado para contribuir com o desenvolvimento do seu operador.

Prepare a equipe para o atendimento

Ter uma equipe qualificada para a URA de atendimento exige que as pessoas estejam comprometidas e preparadas para atingir os melhores frutos. Sendo o desejo de qualquer gestor gerar um ambiente participativo e de colaboração constante.

O segredo para criar esse ambiente e motivação, em um call center, é investir em treinamento. Ele é a base para uma equipe de sucesso e geradora de resultados. Para cada etapa do atendimento via telefone, é necessário estar atento, fazer ajustes quando for necessário, oferecer feedback para obter o alinhamento dos colaboradores.

Faça reuniões de alinhamento

É extremamente importante fazer reuniões de alinhamento, isso possibilitará resultados significativos, na medida que todas as informações são repassadas aos integrantes. Sendo também relevante que todas as trocas ocorridas entre a equipe e clientes sigam as orientações predefinidas pelo negócio.

Implemente um sistema eficaz

A implementação de um sistema de gestão de qualidade, que tenha sido desenvolvido para dar o suporte necessário ao cliente interno e também para o cliente externo (SAC), proporcionará ao seu negócio o auxílio que você precisa para responder às exigências do mercado atual.

Com um sistema de atendimento completo sua organização proporcionará uma experiência ao cliente imensurável, atendendo todas suas exigências, garantindo e proporcionando um nível de satisfação e qualidade total. As soluções oferecidas por essa ferramenta possibilitam resultados imediatos em todas as áreas da organização.

Portanto, como vimos as inovações ocorridas trouxeram aprimoramento à URA de atendimento. Diminuindo o tempo no atendimento, transferindo ligações, direcionando o cliente para o setor desejado, permitindo centralizar, priorizar e atender as demandas do mercado no call center, com menos custos e permitindo maior performance e crescimento nesse segmento.

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