Monte uma equipe de atendimento interno para lidar com soluções tecnológicas

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Afinal, como estruturar uma equipe de atendimento interno para lidar com uma solução tecnológica? Se você já compreendeu a importância de se investir na resolução das demandas internas de sua empresa e está pensando em implementar essa ferramenta, é provável que esteja com essa dúvida.

O primeiro passo rumo ao crescimento de seu negócio já foi dado e, em breve, sua rotina se tornará mais organizada e eficiente. Para que isso aconteça, basta acompanhar este post até o final e conferir as dicas que preparamos para você!

A importância da automação no help desk

O atendimento interno é tão importante quanto o atendimento externo de uma empresa. Afinal, quando as equipes não se entendem, o suporte não funciona e os funcionários não conseguem solucionar suas demandas, então o contato com o público é afetado.

Você já percebeu como é importante automatizar o help desk? A resposta é bem simples: uma boa ferramenta é capaz de trazer mais agilidade ao atendimento interno, deixando-o organizado e eficiente.

Todos sabem que métodos manuais não são a opção mais inteligente dentro de uma empresa. Em relação ao suporte interno, imagine o quão lento pode ser a identificação e solução de uma reclamação relacionada à falha em um software ou equipamento.

Em resumo, a centralização de todas as demandas em um só lugar confere um maior controle e organização do atendimento interno, o que traz reflexos positivos na atuação dos colaboradores.

A necessidade de uma ferramenta de qualidade

Decidir-se pela automatização do help desk é apenas o primeiro passo para alcançar bons resultados. Isso porque há muitas ferramentas no mercado, por isso é essencial que sua empresa encontre uma que melhor atenda suas necessidades.

Nesse ponto, vale a pena destacar que uma ferramenta de qualidade é personalizável. Como nenhuma empresa é igual à outra e cada uma tem demandas diferentes, esse é um aspecto relevante.

Além disso, ele permite o acompanhamento do desempenho individual dos atendentes, a identificação das categorias com mais demandas e a criação de metas de volume e prazo das entregas.

Portanto, investir em uma ferramenta de qualidade e adequada ao seu negócio é o que verdadeiramente garante o retorno esperado. Isso porque a opção escolhida terá condições de melhorar as métricas de desempenho da equipe, por meio de organização e melhor gerenciamento dos chamados.

A estruturação da equipe de atendimento interno

Depois de esclarecer a importância da automação no help desk e os benefícios de apostar em uma ferramenta de qualidade, podemos apresentar as dicas para estruturar e preparar sua equipe para lidar com essa tecnologia.

Lembrando que o alcance de bons resultados depende de uma equipe de atendimento qualificada e pronta para manusear a ferramenta. Por isso, fique atento a alguns detalhes!

Defina quantos colaboradores utilizarão a ferramenta

Algumas ferramentas tem uma assinatura mensal por usuário. Isso significa que não há limitação quanto ao número de colabores que utilizarão o sistema.

Normalmente, há um administrador da conta e vários usuários. Assim, o gestor pode ter acesso a relatórios mais completos e à avaliação do atendimento. Isso permite que ele compare o rendimento dos atendentes e operadores, enquanto os demais usuários têm uma visão mais limitada no sistema.

Personalize a ferramenta

Conforme mencionado, a ferramenta é customizável. Por isso, com criatividade, o gestor pode utilizar o sistema em qualquer tipo de negócio. Para isso, basta fazer as alterações nos campos personalizáveis.

Esse passo é muito importante para o trabalho de sua equipe, pois prepara a solução para ser útil para o seu negócio. Como consequência, os colaboradores poderão aproveitar todo o seu potencial e executar as tarefas com mais rapidez e eficiência.

Determine os prazos para atendimento

O atendimento deve ser de qualidade e rápido. Afinal, quanto maior é o tempo gasto para solucionar um problema, menos produtiva é a empresa.

Por isso, é importante que o gestor defina prazos e metas de atendimento, por meio da função SLA. Com ela, é possível estabelecer até quantos dias úteis devem ser gastos para um atendimento. Além disso, a plataforma apresenta notificações de que o prazo está perto de se esgotar. Muito útil, não é mesmo?

Apresente a ferramenta à equipe

Sempre que um novo recurso é implementado ao cotidiano da empresa, é preciso assegurar que todos os funcionários conheçam e entendam suas funções e benefícios.

Nesse caso, é interessante mencionar que, quanto mais simples for a solução tecnológica, melhor! Por isso, não é preciso se preocupar em promover grandes treinamentos para a equipe. A plataforma deve ter uma interface intuitiva e, em pouco tempo, o funcionário aprende a manuseá-la.

Perceba que esse é mais um argumento para que você aposte em um sistema de qualidade. Afinal, a ideia dessa automação é tornar o cotidiano mais prático, e não complicar a vida do gestor e de seus colaboradores.

Distribua os colaboradores de acordo com seus resultados

Lembra que falamos que o administrador tem acesso ao desempenho de cada membro de sua equipe? Pois bem, essa funcionalidade é fundamental para distribuir os colaboradores de acordo com suas competências pessoais — o que melhora o atendimento prestado.

A possibilidade de avaliação ajuda a mensurar a qualidade de atendimento e não apenas a quantidade de chamados resolvidos por atendente. Quando é encerrado um ticket, o cliente recebe um e-mail para avaliar o serviço — informa se foi bom, médio ou ruim.

Com essas informações em mãos, o gestor visualiza em que atividade o funcionário tem um melhor e pior desempenho e, assim, consegue remanejá-lo, corrigir falhas e planejar treinamentos focados na superação dos problemas.

Utilize o recurso do Chat

O chat é uma ferramenta moderna e eficiente e, por isso, merece ser utilizada no atendimento ao cliente interno e externo de sua empresa.

Se você contratou uma nova solução, é necessário capacitar os funcionários para utilizarem esse recurso. Além disso, durante a configuração, deve ser possível segmentar o atendimento, isto é, definir qual atendente ficará responsável por um departamento específico do chat, fazendo com que o chamado seja direcionado automaticamente a ele.

Conseguiu aprender a estruturar sua equipe de atendimento interno para utilizar uma solução tecnológica? Conforme visto, essa não é uma tarefa complexa e, com passos simples, pode ser finalizada. A ferramenta é simples de ser utilizada e configurada e, certamente, fará a diferença para os resultados de sua empresa.

Gostou da solução apresentada e quer implementá-la em seu cotidiano? Que tal fazer um teste gratuito? Assim você poderá conhecer, na prática, todas as suas funcionalidades!

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