Qual é o melhor canal de atendimento para os meus clientes internos?

Quem administra a própria empresa sabe que há muitos desafios a serem superados, dentre eles a comunicação interna. À medida que a empresa cresce, isso se torna mais complexo, e contar com um bom canal de atendimento para os clientes internos passa a ser a melhor solução.

No entanto, essa não é uma escolha simples. Com tantas opções no mercado, é preciso avaliar com atenção alguns detalhes, para que o investimento traga um bom retorno e contribua, de fato, para a melhoria do suporte interno.

Pensando nisso, preparamos algumas dicas importantes sobre o tema e as reunimos neste post. Quer aprender a escolher o melhor canal de atendimento para a sua empresa e gerenciá-los com eficiência? Continue com a leitura!

Por que cuidar do atendimento interno na empresa?

Antes de falarmos sobre a escolha do canal de atendimento, é importante destacarmos a importância de manter a comunicação e o atendimento interno da empresa sempre eficientes.

Um bom empresário sabe que o seu negócio trabalha com dois tipos de clientes: os internos e os externos. Por isso, é necessário manter os dois canais de comunicação ativos, já que isso contribui para o crescimento do negócio.

Deixar de lado os chamados internos e se preocupar apenas com a satisfação do consumidor final pode ser um erro fatal. Afinal, se a empresa não está bem estruturada e alinhada dentro de suas paredes, alcançar bons resultados fora desses limites será ainda mais difícil.

Por esse motivo, podemos dizer que cuidar dos tickets internos é tão importante quanto o atendimento ao cliente externo. É fundamental que o gestor preze por qualidade, agilidade, transparência e controle da comunicação dentro da empresa, pois esse é o primeiro passo para se destacar em meio a tantos concorrentes.

Qual é o canal de atendimento ideal para o seu negócio?

Falar em canais de atendimento é abordar as estratégias e os meios utilizados para proporcionar uma comunicação efetiva no universo empresarial, seja para vender um determinado conceito, repassar informações, promover um produto ao cliente ou, até mesmo, aperfeiçoar os processos internos da empresa.

Desse modo, a escolha do canal de comunicação é essencial para que o negócio consiga aproveitar as oportunidades que surjam em seu caminho, bem como para que alcance um retorno sobre o investimento satisfatório.

A dúvida, portanto, está em como escolher o canal de atendimento ideal. O primeiro passo para uma decisão acertada é a avaliação de certos fatores, a saber:

  • perfil do negócio: objetivo da empresa, principais processos, canais já utilizados;
  • perfil dos usuários: avaliar o comportamento dos clientes internos e externos, o que buscam, como consomem informações;
  • tendências: análise das novidades existentes para a área, como Chatbots e WhatsApp.

Após concluir essas análises, é importante avaliar os canais que estão em harmonia com os seus objetivos e atenderão às demandas de sua empresa. Porém, é importante enfatizar que quanto maior é o número de canais adotados, melhor é o suporte oferecido aos clientes internos.

Por isso, você poderá escolher entre diversas opções e, sempre que possível, é aconselhável utilizar mais de uma delas — necessitando de uma boa plataforma de gestão desses canais:

  • e-mail;
  • chats;
  • ticket.

Como escolher a melhor estratégia para suporte aos usuários internos?

Conforme dissemos, escolher o melhor canal de atendimento nem sempre é uma tarefa simples, pois é imprescindível a realização de análises personalizadas. Porém, partindo da premissa de que mais canais em uso é equivalente a um atendimento interno de melhor qualidade, é preciso ter uma boa ferramenta para gerenciá-los.

Então, o que levar em consideração ao escolher essa plataforma? Para tornar essa missão menos complexa e mais acertada, reunimos os detalhes que não podem ser ignorados na hora de buscar a solução ideal. Acompanhe!

Centralização de informações e gerenciamento de dados

Um bom sistema deve ser capaz de centralizar as informações em um só lugar e, com isso, facilitar a resolução das demandas internas da empresa. Afinal, não seria nada eficiente buscar informações e dados em diferentes locais para responder a um chamado.

Do chat ao e-mail, é preciso que essas solicitações estejam visíveis e registradas em um só lugar. Ou seja, independentemente do canal usado pelo usuário interno, você terá acesso à sua solicitação e poderá trabalhar para resolvê-la com agilidade.

Automatização inteligente

É interessante que o sistema de tickets automatize tarefas recorrentes. Em outras palavras, ele deve contar com formulários e respostas prontas e personalizadas para aqueles tickets mais comuns e que podem ser solucionados de maneira mais rápida.

Vale destacar que novas tecnologias, como o chatbots, garantem mais agilidade ao atendimento sem perder a qualidade exigida. Eles não só seguem um roteiro de interação, como têm a capacidade de interpretar o diálogo e propor soluções viáveis.

Do mesmo modo, um sistema que conta com a automatização deixa a rotina na empresa mais fácil. Trata-se de um diferencial, já que as atividades meramente burocráticas passam a ser executadas sem a interferência humana.

Interface intuitiva e bonita

Outro detalhe a ser avaliado é a aparência do sistema escolhido. Afinal, quando a interface é bonita e intuitiva, o trabalho se desenvolve com mais rapidez e produtividade. Lembre-se de que quanto mais prática e organizada for a sua tela inicial, melhor será o acompanhamento das solicitações.

Capacidade de adaptação

Ao escolher uma plataforma, é necessário verificar se ela tem uma boa capacidade de adaptação e pode ser ampliada, a depender das necessidades de sua empresa. Ou seja, procure por uma ferramenta que tenha como o foco a transformação do atendimento, independentemente do segmento ou da área do negócio em que será aplicada.

Acompanhamento em tempo real

Visualizar todo o atendimento em tempo real é uma funcionalidade imprescindível a um sistema help desk. O gestor precisa estar bem-informado sobre as demandas internas e acompanhar o andamento dos chamados, conferindo qualidade e agilidade ao suporte.

É importante enfatizar que a existência de relatórios e feedbacks pode facilitar esse monitoramento e tornar o processo ainda mais eficiente.

Concluindo este material, podemos afirmar que a escolha do canal de atendimento é muito importante para o correto funcionamento da empresa. Isso porque quanto mais completo e eficiente for o suporte interno, melhor será o andamento dos processos. Por isso, aproveite as dicas e informações apresentadas, para aperfeiçoar a comunicação dentro do negócio.

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