Help desk terceirizado: saiba quando vale a pena investir

O help desk terceirizado é um serviço de atendimento que visa resolver problemas simples e rotineiros com maior rapidez. Ele surgiu como uma alternativa para que as empresas pudessem reduzir as despesas e concentrar-se no seu objetivo fim: o desenvolvimento do seu core business. Esse recurso tecnológico é usado como aliado na produtividade, aumentando a eficiência da sua organização.

Pode ser acionado por diversos canais: via chat, telefone, entre outros. E quando recebe uma ligação, o sistema gera um número de registro numérico — protocolo para acompanhamento pelo consumidor de todas as suas demandas. Isso permite a centralização das informações e possibilita um autoatendimento rápido, personalizado e por múltiplos canais.

Assim, quando um chamado é aberto, o responsável por solucionar a situação será informado de maneira rápida. A terceirização dos serviços de help desk é uma importante aliada no crescimento do seu negócio. Quer entender quais os benefícios que esse processo de terceirização pode oferecer à sua empresa? Continue a leitura!

Quando investir no help desk terceirizado

A terceirização é uma estratégia cada vez mais considerada pelas empresas. Garantir um bom atendimento é essencial para melhorar o desempenho de atividades e funções do seu comércio. Quando acontece, na organização, qualquer dificuldade de TI, a principal repercussão é uma interrupção não pensada ou mesmo a limitação na qualidade dos serviços.

Um sistema de help desk terceirizado possibilita tratar de incidentes, reduzindo os efeitos desfavoráveis levados para as operações da empresa. De forma geral, cada vez mais os administradores e gestores vêm percebendo os benefícios da terceirização de serviços de TI, que muitas vezes se mostra como a opção com melhor custo-benefício.

Maior centralização das informações

Optar por um sistema automatizado é para quem deseja ter qualidade e mais tempo para atender às demandas. A integralização e a centralização das informações proporcionam maior eficiência e agilidade nos atendimentos. Além de reduzir custos, mantêm seu negócio competitivo.

É imprescindível inovar continuamente os processos da sua empresa. Ser produtivo é um dos principais objetivos das organizações que buscam se manter no mercado, e um bom atendimento aos consumidores é o caminho mais rápido para o êxito organizacional.

Vantagens de investir nesse processo

Após analisar a fluidez dos atendimentos, entendendo o funcionamento do setor, e se notar que as outras atribuições do TI estão sendo prejudicadas devido ao volume de chamadas no help desk, então é hora de pedir ajuda a um sistema capaz de elevar seu atendimento.

Redução de custo

A primeira vantagem em contratar uma empresa terceirizada é a redução de custo, por ser mais econômico do que contratar colaboradores diretos, já que eles terão uma série de encargos trabalhistas.

Um suporte help desk terceirizado não reivindica esses direitos. A terceirização consente que você centralize seu capital humano onde mais precisa, além de outras vantagens, como:

  • limitar o trabalho do setor de TI ao atendimento ao consumidor;
  • garantir maior controle e prevenção de incidentes;
  • diminuir problemas técnicos;
  • aumentar a produtividade e o fluxo de trabalho;
  • gerar eficiência e agilidade nos atendimentos;
  • manter a segurança das informações.

Melhoria no tempo de resposta

A potencialização de tempo é uma vantagem relevante referente ao processo de terceirização. Isso porque permite fortalecer o tempo dos líderes e dos próprios colaboradores, uma vez que várias tarefas funcionais passam a ser efetuadas pela empresa terceirizada.

Nesse sentido, esses profissionais podem focar seu tempo em suas funções e em área mais estratégicas para o negócio, permitindo melhoria na tomada de decisões e, consequentemente, nos resultados.

Priorização dos investimentos

Há maior priorização dos investimentos para a organização porque a terceirização reduz a necessidade de gastos com treinamentos e qualificação de colaboradores, já que essa tarefa se torna responsabilidade da empresa terceirizada.

Isso permite à empresa privilegiar seus investimentos. Assim, pode priorizar o uso de seus recursos para táticas que sejam focadas no desenvolvimento e na expansão do negócio.

Foco na contratação de especialistas

A terceirização do serviço de help desk permite colaboradores mais qualificados e experientes. Essa circunstância garante a melhoria na qualidade dos serviços.

Isso acontece porque as empresas de terceirização costumam investir em treinamentos e fornecimento de profissionais que se destaquem em seus mercados de atuação, com habilidades e conhecimentos técnicos específicos.

Desafios em terceirizar o setor de TI da empresa

Várias empresas estão utilizando a terceirização no setor de TI. É uma estratégia cada vez mais considerada, e o interessante é que, depois que a reforma trabalhista foi aprovada, aumentou a terceirização de alguns serviços.

Porém, é preciso ser cuidadoso nessa decisão para que não ocorra efeito negativo na qualidade dos serviços. É necessário analisar quais departamentos da empresa precisam dessa mudança. Por exemplo: o setor de um call center, em que por vezes a demanda de ligações é grande e os colaboradores estão sobrecarregados e necessitam da ajuda de processos terceirizados.

Entretanto, existem aqueles serviços que contam com um setor de TI atualizado, agregando constante inovação em seus procedimentos de suporte para a organização. Algumas funções do TI não são terceirizadas e têm necessidade de um atendimento adequado às necessidades dos outros departamento do negócio.

Análise do contrato da empresa

É indispensável, antes de terceirizar o help desk, verificar o contrato que será assinado e conhecer as obrigações que a empresa terceirizada vai prestar, além de conhecer a legislação dos serviços aplicáveis à terceirização, definindo bem as regras de trabalho e se serão cumpridas.

Vale ressaltar que a empresa precisa ter em mente que a terceirização deve ser inspecionada. Entretanto, o tempo dedicado a isso é muito menor se comparado a situações e demandas envolvidas em uma contratação direta.

Portanto, a empresa que deseja ter o help desk terceirizado deve realizar a contração de um prestador que tenha expertise no desenvolvimento da atividade.

Dessa forma, antes de realizar qualquer contratação, pesquise a respeito da empresa prestadora desse serviço, verifique a existência de demandas trabalhistas e analise com seu setor de finanças se os preços praticados são compatíveis com o mercado.

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