Ferramentas para automatizar uma empresa: por que são tão importantes?

As ferramentas para automatizar uma empresa são soluções tecnológicas que visam eliminar a realização manual de diferentes tarefas.

Por exemplo, você pode emitir notas fiscais automaticamente tão logo uma venda seja concluída, ao invés de gerar cada uma manualmente, assim como automatizar todos os seus processos financeiros.

De acordo com o Sebrae, Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas, entre as principais “causa mortis” das empresas nos primeiros 5 anos estão a falta de planejamento prévio, a má gestão empresarial e o comportamento do empreendedor.

No caso da gestão, especificamente, o estudo apontou que os negócios que sobrevivem mais tempo no mercado são aquele que:

• aperfeiçoam os seus produtos e serviços (71%);
• se atualizam com relação às tecnologias do setor (72%);
• inovam continuamente os seus procedimentos e processos (65%).

Ou seja, negligenciar o uso de ferramentas para automatizar uma empresa pode resultar no fracasso do empreendimento.

Pensando nisso, trouxe algumas dicas de soluções que podem ajudar a otimizar o seu dia a dia, deixando as tarefas do seu negócio mais dinâmicas, práticas e eficientes.

• O que são e para que servem as ferramentas para automatizar uma empresa
• Vantagens de utilizar ferramentas para automatizar uma empresa
• 5 ferramentas que vão ajudar a automatizar o seu negócio

Confira!

O que são e para que servem as ferramentas para automatizar uma empresa

Como mencionado, as ferramentas para automatizar uma empresa são soluções que vão transformar processos manuais em processos automatizados. Para deixar o conceito mais claro, segue alguns exemplos.

Ao invés de imprimir e guardar em um arquivo físico todos os documentos emitidos ou recebidos da sua empresa, você pode utilizar um armazenamento em nuvem.

Além de reduzir o espaço ocupado dentro do seu negócio, o armazenamento dessa forma deixa esse processo muito mais rápido, diminui drasticamente o consumo de papel, evita que documentos importantes sejam perdidos e ainda facilita a localização sempre que necessário.

Outro bom exemplo que posso citar é o envio de e-mail marketing aos clientes. Você pode até considerar que se trata de uma tarefa simples e rápida.

Porém, é preciso pensar que, conforme a sua empresa vai crescendo, o número de leads e de clientes também aumenta e, fazer esse disparo manualmente, se torna algo completamente inviável.

Por isso, na lista de ferramentas em que toda empresa deve investir estão os sistemas de automação de e-mail marketing, abordagem essencial para iniciar e/ou estreitar o relacionamento com o seu público.

Vantagens de utilizar ferramentas para automatizar uma empresa

Apenas com a definição do que são as ferramentas para automatizar uma empresa e alguns exemplos, já dá para ter uma boa ideia dos motivos que tornam essas soluções tão importantes, não acha?

Aqui, vale lembrar também que, independentemente do porte do seu negócio ou do seu ramo de atuação, há inúmeras tarefas que precisam ser realizadas todos os dias.

Atendimento ao cliente, controle de estoque, pós-venda e gestão financeira são apenas algumas delas.

Considerando tudo o que é preciso para manter a sua empresa funcionando, concorda que quanto mais dinâmico e otimizado forem os processos, melhor para você, para a sua equipe e até para os seus clientes?

Ou seja, o uso de ferramentas para automatizar uma empresa é também uma forma de fazê-la crescer. Isso acontece porque a automatização dos processos contribui para:

• simplificar e padronizar as tarefas;
• reduzir o tempo gasto em cada atividade;
• diminuir, ou até eliminar, as chances de erros e falhas;
• evitar retrabalho, o que também ajuda a reduzir custos;
• aprimorar o atendimento ao cliente;
• aumentar a produtividade dos colaboradores;
• organizar melhor as informações e dados que circulam na empresa.

Não posso deixar de destacar também que, quanto maior for o número de processos automatizados, mais tempo você terá para se dedicar a outras funções e projetos que podem ser essenciais para alavancar o seu negócio!

5 ferramentas que vão ajudar a automatizar o seu negócio

Agora que sabe de tudo isso, que tal conhecer algumas ferramentas que podem ajudar (bastante) a automatizar as tarefas da sua empresa?

A lista de soluções é grande, mas trouxe 5 que acredito que podem fazer toda a diferença, além de serem bem funcionais para diferentes segmentos. São elas:

• Trello
• Mailchimp
• Postcron
• Octadesk
• NFe.io

Trello

O Trello é uma plataforma on-line para gerenciamento de projetos e de tarefas, individuais ou coletivos. Baseada no método Kanban, essa ferramenta dá uma visão completa de tudo o que precisa ser realizado para a sua empresa funcionar bem.

Para isso, basta criar listas e cards, definir as atividades que precisam ser realizadas e estabelecer os prazos de finalização.

O Trello conta com versão gratuita e também tem a vantagem de possibilitar o compartilhamento dos quadros criados com diversas pessoas do seu time.

Mailchimp

Lembra que falei sobre a importância de automatizar o envio dos e-mails marketing da sua empresa? Para essa tarefa o Mailchimp pode lhe ajudar.

Trata-se de uma das ferramentas para automatizar uma empresa que permite a criação de conteúdos personalizados e o disparo de e-mails para a sua lista de contatos.

Além de evitar que seus e-mails sejam recebidos como spam, essa solução permite mensurar importantes métricas, por exemplo, a taxa de abertura.

O Mailchimp também é facilmente integrado a outras ferramentas, tais como Google Docs, WordPress, entre outras.

Postcron

Estar presente (e atuante) na internet é essencial para qualquer negócio, mesmo para aqueles que não fazem vendas on-line.

Nessa hora, é preciso lembrar que a internet tem se tornado um dos principais canais (se não o principal) que as pessoas utilizam para encontrar o produto ou serviço que precisam.

Por isso, promover a sua empresa nas redes sociais também deve fazer parte do seu planejamento estratégico. Por outro lado, é fato que isso demanda tempo.

Aproveite e assista: Como criar estratégias de conteúdos que convertem nas redes sociais, com Carlúcio Vieira (Hotmart)

Uma boa maneira de não perder nenhuma boa oportunidade de postagem é automatizando essa tarefa.

O Postcron, por exemplo, é uma ferramenta que permite programar todos os conteúdos que serão postados em suas mídias sociais.

A solução é paga, mas oferece quatro tipos de planos e um período de 7 dias de teste grátis para qualquer um deles.

Octadesk

O Octadesk é um sistema completo para equipes de marketing, vendas e atendimento. Na lista de ferramentas para automatizar uma empresa, essa solução se destaca, pois permite:

• gerar leads;
• fechar vendas;
• atender clientes em tempo real pelo seu site ou WhatsApp, incluindo chatbot 24 horas.

Além disso, transforma automaticamente chamados de diferentes canais em tickets, permite criar uma Base de Conhecimento, analisar dados de atendimento e muito mais.

O Octadesk conta com 4 planos diferentes e um período de teste gratuito de 7 dias.

NFe.io

E quanto mais você converter e melhor atender os seus clientes, maior será o seu volume de vendas, certo? Esse crescimento, por sua vez, resulta também em mais notas fiscais que precisam ser emitidas.

Mas essa questão é facilmente resolvida com a NFe.io, sistema de emissão de notas fiscais que automatiza essa tarefa.

Com integração rápida e fácil aos principais meios de pagamentos disponíveis no mercado, a NFe.io também faz o cálculo automático de impostos e o envio de nota fiscal eletrônica diretamente para o e-mail do cliente.

Essa e as outras ferramentas citadas, ajudam para que você tenha mais tempo para se dedicar a outras áreas importantes do seu negócio. 

Ou seja, a automação dos processos contribui para que a sua empresa cresça mais a cada dia!

Este artigo foi escrito por Gabriel Marquez, empreendedor e fundador da NFe.io.