Saiba a importância de automatizar para alcançar a escalabilidade no atendimento

Para qualquer empresa que deseja melhorar os resultados, a escalabilidade no atendimento é um objetivo fundamental. Ele não é fácil de atingir, mas também está longe de ser inalcançável. Com o direcionamento certo, processos bem definidos e foco no resultado, você vai perceber que escalar o atendimento é uma consequência.

Uma empresa escalável é aquela que tem conta com um grande potencial de crescimento, mesmo que não sejam realizados investimentos extras para que isso aconteça. Essa realidade é o que todo gestor deseja alcançar, sendo que a escalabilidade é uma meta cada vez mais desafiadora dentro do ambiente corporativo.

Contudo, a automatização de serviços, principalmente no atendimento, tem sido uma estratégia importante para o aumento da lucratividade de diversas empresas — consequentemente, para sua expansão.

Nesse contexto, podemos citar os chatbots e as demais ferramentas que aumentam a velocidade na hora de fornecer suporte ao público, sendo que o resultado é uma base de clientes fidelizada e promotora de seus serviços.

Contar com a automatização já é um aspecto que influencia no crescimento do negócio e facilita a rotina de trabalho, utilizando softwares específicos para funções voltadas ao atendimento, suporte e assim por diante.

Afinal, como automatizar setores da sua empresa colabora para a escalabilidade dela? Como implementar essa técnica com o objetivo de gerar bons resultados?

Selecionamos dicas e informações sobre o assunto para que você consiga aumentar o potencial da sua empresa por meio da automatização. Aproveite a leitura!

Qual é a importância da automatização?

Automatizar processos e serviços da empresa auxilia na escalabilidade, por isso, apostar nessa estratégia tem grande importância para garantir melhores lucros e impulsionar o crescimento dela. Saber quais são os motivos para investir na automatização é relevante na hora de elaborar o seu planejamento.

Separamos algumas razões que mostram a relação entre a escalabilidade e os serviços automatizados. Confira!

Autonomia aos clientes

Oferecer mais autonomia aos clientes pode soar como um aspecto negativo quando associado a casos em que as empresas não oferecem o suporte desejado ao público ou recomendam que os consumidores resolvam determinado problema sem que eles tenham conhecimento para tal.

Entretanto, quando falamos de autonomia relacionada à automatização no atendimento, é um fator positivo, que beneficia tanto a organização quanto o cliente. Com a utilização de chatbots, o usuário identifica qual é a sua necessidade por meio de um acompanhamento online. A partir disso, o serviço de automação consegue indicar a melhor solução de acordo com as informações fornecidas durante o contato.

Disponibilizar um atendimento automatizado ao público otimiza tempo dos clientes, pois a espera pelo atendimento de um colaborador é considerada crucial na hora de classificar a assistência da empresa como sendo ruim e lenta.

O investimento em sistemas de automatização que realmente sejam eficazes e que atendam às demandas específicas de cada perfil de cliente ajuda a minimizar os impactos gerados por causa de processos burocráticos. Assim, é possível realizar um atendimento mais rápido e relevante ao mesmo tempo.

Redução de falhas

Os erros cometidos no dia a dia de uma empresa podem causar danos incontáveis, seja na reputação transmitida ao mercado, seja no orçamento financeiro. Logo, com a implementação de ferramentas de automatização, as chances de falhas humanas acontecerem reduzem expressivamente.

O uso de máquinas não envolve o risco que os agentes humanos apresentam, pois todas as funções são programadas com base em dados de clientes, sendo que o risco de problemas ocorrerem é mínimo. Logo, temos um trabalho eficiente e sem falhas.

Dependendo da quantidade de colaboradores que a organização tem atuando em uma área de contato direto com o cliente, o número de falhas associadas a ruídos de comunicação pode ser significativo — o que afeta a conquista de bons resultados.

É comum observarmos situações em que o time apresenta dificuldades para buscar a solução adequada para o consumidor. O resultado disso é a transferência da ligação de um setor para o outro. O uso de chatbots acelera o atendimento e facilita o encaminhamento do cliente até o setor adequado e que resolverá o seu caso.

Personalização do atendimento

Com a ajuda de uma tecnologia de ponta, é possível armazenar dados dos clientes e usá-los em prol de um atendimento mais personalizado. O suporte feito de maneira automatizada pode captar as necessidades do público e transformar todas as informações coletadas em uma resposta que solucione o problema de cada pessoa, ou seja, a assistência prestada é individualizada.

Isso é realizado por meio de um conjunto de tecnologias, como Big Data e Inteligência Artificial. Esses recursos identificam o que o usuário necessita usando a integração de dados, o que contribui para decisões mais certeiras e soluções que sejam eficazes, resolvendo os problemas do cliente.

De forma manual, realizar um atendimento personalizado é trabalhoso, e mesmo que o colaborador use todas as ferramentas que estão à sua disposição, nem sempre ele atinge o que é esperado pelo consumidor.

Diminuição dos custos

Com a automação, também é possível reduzir os custos envolvendo a contratação de funcionários que realizam o atendimento ou atuam em outras áreas da organização. O sistema permite que a empresa reduza o quadro de colaboradores que atuam no contato direto com o cliente, pois o sistema ajuda a solucionar o problema do público sem encaminhá-lo a um agente humano.

Assim, os funcionários podem direcionar seus esforços a assuntos que envolvam a criação de estratégias e que sejam voltados para uma melhor gestão da empresa.

Uma equipe compacta e que trabalha de maneira mais estratégica resulta em benefícios financeiros para sua empresa, que reduzirá as despesas relacionadas a salários sem diminuir o passo em processos produtivos ou ter lucros menores. Além disso, podemos citar a economia que ocorre quando o assunto é retrabalho e prejuízos por causa de falhas que foram cometidas.

Com a rotina agitada é comum que erros ocorram, já que vários fatores contribuem para isso, como o estresse. Em um serviço automatizado você não tem o risco de aspectos externos prejudicarem o desempenho da empresa. Portanto, a automatização de serviços ajuda a reduzir custos com mão de obra, sendo que o montante investido em contratações pode ser direcionado para setores que potencializam o valor da empresa no mercado.

Apesar do gasto para usar essas novas tecnologias, o retorno no longo prazo é vantajoso e o uso delas abre novas oportunidades de negócio.

Como decidir qual processo será automatizado?

De início, talvez nem todos os processos da sua empresa possam ser automatizados, já que é necessário investir e reservar uma parcela do orçamento para adquirir esse tipo de serviço. Existem atividades que não são prioritárias quando o assunto é automatização, ou seja, apresentam pouco impacto positivo na empresa quando são executados por recursos tecnológicos.

Com isso em mente, os gestores e demais colaboradores precisam fazer uma análise minuciosa para decidir qual processo será automatizado. Se você deseja entender mais sobre como colocar isso em prática, confira nossas sugestões para aplicar no seu negócio.

Faça um mapeamento

O primeiro passo para você saber que atividades são prioridades na automatização é ter uma visão geral da empresa. Para isso, é necessário fazer um mapeamento de tudo o que é executado, considerando o funcionamento de cada função e os aspectos envolvidos nela.

Uma organização com uma grande variedade de departamentos, por exemplo, encontra dificuldades em determinar quais áreas serão automatizadas em um primeiro momento. Afinal, antes de tomar a decisão, é importante conhecer a fundo a realidade vivenciada em cada setor.

Por isso, a ajuda dos colaboradores é essencial para criar um mapeamento das atividades, registrando o feedback daqueles que diariamente estão inseridos na função.

Ao fazer isso, os processos se tornam mais simples, já que é possível identificar com facilidade quais são os serviços que podem ser otimizados com a automatização.

Identifique a necessidade de cada atividade

Após realizar o mapeamento, é a hora de fazer uma análise sobre a execução das atividades. Nessa fase, os gestores precisam considerar alguns fatores, tais como:

  • atividades duplicadas;
  • processos que demandam tempo dos funcionários e podem ser otimizados com a automatização;
  • tarefas que são interrompidas com a falta ou ausência do colaborador.
  • serviços que são frequentemente apontados como ineficazes pelo cliente.

Esses são questionamentos que fazem toda a diferença na escalabilidade da empresa, pois impactam pontos como o tempo gasto nas operações, a imagem transmitida ao consumidor e os lucros.

Assim, a automatização visa melhorar os processos em setores que têm mais necessidade e que têm potencial para aprimoramento. Portanto, é uma avaliação que precisa ser feita com cautela, estudando quais são os pontos fracos que serão ajustados com o objetivo de impulsionar o crescimento da empresa.

Analise a opinião do cliente

O foco sempre é o cliente, desde o desenvolvimento do produto ou serviço até a criação da estratégia de marketing. Logo, para entender quais são as atividades que podem ser automatizadas, é essencial buscar a opinião do consumidor que frequentemente está em contato com a sua empresa.

É com base na experiência do público que os gestores encontram falhas que acontecem e que precisam ser resolvidas.

Analisar o feedback do cliente ajuda a identificar pontos de melhorias e contribui para um diagnóstico mais preciso, o que é fundamental para garantir a satisfação do público e alcançar melhores resultados.

Uma maneira de entender o que o consumidor espera dos seus serviços é verificar pontos positivos e como eles impactam os lucros da sua empresa. Reúna informações que sejam importantes para as suas estratégias e invista em pesquisas para conhecer o público.

Ouvir o que os usuários pensam em relação ao seu serviço é importante para promover ações que sejam compatíveis com o que eles esperam. Assim, a automatização precisa ser implementada de acordo com as falhas apontadas pelos clientes.

O que fazer para automatizar mais?

O processo de automatização ocorre aos poucos, e é importante fazer análises constantes, que ajudam a identificar quais são os setores que contam com potencial nesse sentido. Automatizar diversas atividades da empresa resulta em mais crescimento e em resultados positivos.

Sendo assim, os gestores precisam estar atentos a serviços que serão impactados positivamente pela tecnologia. Confira as dicas selecionadas para você automatizar cada vez mais no seu negócio!

Faça um acompanhamento dos serviços automatizados

Acompanhar aquelas atividades que já foram automatizadas na empresa é uma maneira eficiente de ficar por dentro dos resultados de cada ação. Com isso, você entende quais são as estratégias que estão funcionando e aquelas que não têm um retorno ou não se encaixam na rotina da organização.

O acompanhamento pode ser utilizado como um termômetro para saber quais são os processos que têm gerado uma resposta satisfatória do público e quais atividades também serão automatizadas.

Com isso, a empresa implementa progressivamente tecnologias que facilitam o dia a dia em vários setores — atendimento, suporte interno e por aí vai.

Peça feedbacks aos funcionários

Os colaboradores são os usuários que estão diretamente em contato com o público e com as ferramentas tecnológicas. Ainda que a automatização não envolva agentes humanos, é possível reunir informações com os funcionários sobre o retorno dos consumidores, entendendo se está aquilo sendo positivo ou não.

Além disso, os feedbacks daqueles que trabalham na empresa podem contribuir para identificar melhorias que foram implementadas após a automatização, benefícios gerados para o ambiente de cada setor e vários outros aspectos que ajudam a entender qual é o melhor caminho a ser seguido.

Logo, coletar dados e opiniões daqueles que fazem parte do time é fundamental para cada vez mais inserir a automatização na rotina da empresa.

Conte com boas ferramentas

Outro fator que precisa ser analisado é a qualidade do produto ou serviço que o seu negócio utiliza. Afinal, para continuar crescendo e criando novas oportunidades de automatização, é necessário contar com recursos que sejam eficientes, ou seja, que desempenhem a função sendo compatíveis com o que o cliente espera.

Nesse sentido, é importante ter uma empresa de confiança como parceira e que considere quais são os pontos fracos do seu negócio, com o objetivo de solucioná-los. Feito isso, as chances de sucesso com a implementação da automatização serão maiores, colaborando para a escalabilidade da organização.

Identifique as fraquezas da empresa

Se você quer continuar aumentando o seu potencial de negócio e atraindo mais clientes, conhecer as suas fraquezas tem grande importância, pois é dessa forma que os gestores conseguem criar novas estratégias e encaixar as ferramentas de automatização como instrumento da empresa.

Assim, um diagnóstico preciso de todos os aspectos que necessitam ser ajustados ou explorados é essencial se você deseja alcançar um retorno expressivo nas suas ações.

Qual é a importância de garantir boas ferramentas?

O mercado disponibiliza uma série de ferramentas e recursos bastante úteis para o seu negócio quando o assunto é automatização de serviços. Como vimos durante o conteúdo, contar com atividades automatizadas gera mais crescimento, sendo que é possível otimizar recursos e ainda promover um atendimento diferenciado para o cliente.

No entanto, para alcançar resultados realmente satisfatórios, é essencial conhecer as alternativas mais interessantes para o seu perfil, sendo que questões como orçamento, estratégias e público-alvo são fundamentais na hora de decidir qual é o melhor tipo de investimento.

Fica claro que escolher uma ferramenta de boa qualidade impacta nos resultados que a sua empresa terá com a automatização. Por isso, selecionamos alguns motivos que mostram a importância de contar com softwares que sejam eficientes e adequados para a empresa. Acompanhe!

Melhor administração de dados

Um dos maiores benefícios que a automatização gerou para o mundo corporativo foi a análise de dados em um curto período de tempo. Em um atendimento, por exemplo, o software é capaz de detectar a necessidade do consumidor, analisar o histórico de compra e reunir várias informações que ajudam a oferecer a solução mais indicada para a situação.

Então, uma ferramenta que forneça uma boa base para armazenamento de dados é fundamental para que as operações sejam mais precisas e personalizadas. Outro aspecto é a tomada de decisões que se tornam mais estratégicas e eficazes quando a equipe gestora conta com software que oferece uma rede de informações, pois ajuda visualizar as situações com mais clareza.

Mais rapidez

Uma escolha acertada ao investir em softwares de automatização influencia no andamento dos processos, já que um recurso eficiente e de boa qualidade costuma apresentar respostas mais rápidas — tanto para serviços de atendimento e relacionamento com o cliente quanto para outras atividades desempenhadas na empresa.

Portanto, uma ferramenta rápida resulta em mais crescimento e mais agilidade para a resolução de problemas, o que é um fato positivo para a reputação do negócio.

Isso é uma característica muito importante, principalmente quando falamos de chatbots. Quando o consumidor entra em contato com a empresa usando esse tipo de comunicação, é porque ele busca uma solução rápida para uma dúvida ou um problema.

Assim, o que o público espera é uma resposta rápida — em poucos segundos — e que consiga atender às suas demandas. Logo, investir em uma ferramenta falha nesse sentido não é uma opção vantajosa.

Portanto, priorize os softwares disponíveis que sejam rápidos e não apresentem nenhum tipo de problema que prejudique o relacionamento com os consumidores.

Personalização

Além de analisar a rapidez e a gestão de dados em uma ferramenta, é importante optar pela personalização, isto é, o software que atende às suas expectativas. Faça uma avaliação da sua empresa e veja quais são os pontos que precisam ser alterados a partir da automatização.

Por isso, dê prioridade às alternativas que conseguem suprir a sua necessidade e oferecem mais personalização ao cliente e aos colaboradores. Quanto mais específicas forem as soluções, melhor será o desempenho durante os processos e no contato com o público.

Integração

As ferramentas de automatização também permitem que seja realizada a integração de dados entre os diferentes serviços usados por uma empresa. Assim, você consegue acessar rapidamente uma informação, mesmo que ela não seja compatível com determinado setor.

Integrar setores e ferramentas distintas ajuda a manter uma comunicação mais humanizada com o público, além de ajudar a fornecer uma resposta rápida, já que não é necessário buscar o dado solicitado pelo cliente em outro serviço. Então, as ferramentas que conseguem ter mais potencial de integração são eficientes, ajudando no crescimento do seu negócio.

Eficiência

Antes de investir em uma ferramenta de automatização, é fundamental verificar a eficiência dela em relação aos serviços que você oferece ao consumidor. Isso envolve conhecer os seus objetivos com a utilização do software e o como é o desempenho dele quando implementado na empresa.

Nesse contexto, podemos analisar aspectos importantes, como agilidade, custo-benefício, recursos diferenciados, suporte e qualidade. Esses são fatores indispensáveis em uma ferramenta e que fazem toda a diferença ao aplicá-la na rotina de uma organização.

Suporte

O suporte disponibilizado pela empresa contratada também é um ponto que pode ser considerado como critério de investimento. Mesmo com a automatização, sabemos que alguns problemas podem surgir durante a implementação de uma ferramenta.

Dessa forma, pode ocorrer alguma falha nos canais automatizados ou, ainda, ser necessário realizar uma mudança ou ajuste. Um bom serviço de suporte se torna crucial para que a melhor solução seja encontrada no menor tempo possível, o que impacta no atendimento ao cliente e na execução de atividades diárias dos colaboradores.

O suporte que visa a reparação de um erro rapidamente minimiza os danos gerados para o negócio e geram mais credibilidade. Por isso, esse é um ponto que precisa ser analisado por gestores e demais funcionários ao investir em um software.

Garantir a escalabilidade na empresa é importante para observar um crescimento contínuo, sem que isso esteja atrelado a altos investimentos. Assim, ter em mente quais são as estratégias mais certeiras para o seu negócio ajuda a implementar a automatização de maneira benéfica. São diversas vantagens de automatizar processos e atividades na rotina de trabalho, como redução de custos, mais eficiência no suporte ao cliente e melhores resultados. Todos esses aspectos aumentam o potencial da organização e transmitem comprometimento e credibilidade ao público.

Também é importante reunir informações que sejam úteis na hora de implementar serviços automatizados para que as decisões sejam realizadas de acordo com o perfil do público.

Esperamos que as sugestões que foram abordadas ao longo do post tenham sido relevantes e contribuído para sua pesquisa, auxiliando no alcance da escalabilidade. Se você gostou deste conteúdo, assine a nossa newsletter para receber diretamente na sua caixa de entrada novidades e posts como este!

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