Como faço para ter uma comunicação eficiente no help desk?

No ambiente empresarial, uma comunicação eficiente é essencial para o bom andamento das tarefas e criação de uma harmonia entre todos os setores. Para que isso ocorra, é preciso ter clareza, assertividade e mente aberta.

Com o uso de uma ferramenta de help desk, é possível integrar as informações e alcançar um diálogo mais eficaz junto ao público interno. No entanto, mesmo ao utilizar esse recurso, alguns desafios podem surgir, prejudicando a comunicação entre os colaboradores.

Pensando nisso, selecionamos a seguir algumas informações úteis que ajudarão você a estabelecer um modelo comunicacional de qualidade no help desk. Aproveite a leitura!

Ouça os feedbacks dos colaboradores

Um dos primeiros passos para atingir uma comunicação mais clara e útil para todos os envolvidos é saber ouvir feedbacks e usá-los para propor melhorias que tornem o trabalho de todos mais eficaz.

Conduza pesquisas de opinião e avalie como está a satisfação dos clientes internos quanto ao serviço prestado. Ao fazer isso, você abrirá espaço para que eles se comuniquem sobre falhas recorrentes nos procedimentos.

Lembre-se de que, para melhorar a comunicação e torná-la mais eficiente, é necessário ter esses dados em mãos e promover de forma rápida as mudanças que impactarão a produtividade dos colaboradores.

Tenha um atendimento multicanal

Hoje em dia, as opções para se comunicar com alguém são várias, o que facilita que a transmissão de informações seja rápida e eficiente. Do mesmo modo, quando a empresa oferece um Help Desk multicanal, a gestão de demandas e a troca de dados se tornam mais ágeis.

Por isso, tenha vários canais à disposição dos clientes internos. Assim, eles poderão solicitar o serviço de suporte e buscar um documento por meio de diversos lugares.

É de grande importância ofertar essa diversidade de canais. Com isso, o colaborador terá em mãos mais de uma opção para resolver o seu problema, o que facilita a comunicação e aumenta a produtividade, já que o tempo gasto será menor.

Ofereça capacitação para todos os envolvidos

Para ter uma comunicação clara e objetiva, é preciso fornecer capacitação para os colaboradores e para a equipe que realiza o atendimento. Mais do que passar informações sobre o funcionamento do help desk e demais processos, ofereça capacitação e treinamento específico, que seja prático para o dia a dia na empresa.

A forma como esses treinamentos serão ofertados refletirá nos resultados da organização e na comunicação que será estabelecida com clientes internos.

Dê oportunidade para que a equipe de atendimento faça especializações na área e aprofunde seu conhecimento técnico. Dessa forma, o suporte fornecido por esses profissionais terá alta qualidade.

Considere os dados e estatísticas

Fazer um acompanhamento periódico sobre a comunicação no help desk é importante para que você consiga planejar estratégias. Com informações sobre atendimento, demandas e outros serviços, é possível verificar falhas e acertos da empresa.

Uma boa gestão analisa frequentemente todos os processos com o objetivo de promover melhorias, sempre que necessário. Então, considere as estatísticas e tenha em mente quais são os problemas a serem solucionados com maior urgência.

Além disso, fixe datas ou períodos para que essas avaliações aconteçam. Relatórios, indicadores de desempenho e outros recursos podem ser de grande ajuda para esse acompanhamento.

Por exemplo, você pode avaliar semanalmente a rapidez do atendimento efetuado em chamados internos no help desk. Verificando esses dados, fica mais fácil promover ajustes para melhorar a comunicação.

Busque fidelizar o cliente interno

fidelização do colaborador está diretamente relacionada com o ambiente de trabalho em que ele se encontra. Quando a empresa preza por uma comunicação objetiva e disponibiliza mecanismos para facilitar o diálogo, ele se sentirá satisfeito, tornando-se, muitas vezes, um promotor da organização.

Fica claro, então, que buscar a satisfação do colaborador é um aspecto essencial ao planejar metodologias de comunicação no help desk. Sempre avalie meios de suprir as necessidades do cliente interno, otimizando o tempo dele e harmonizando as decisões da empresa com mudanças que o beneficiem.

Outra dica é personalizar os serviços de help desk de acordo com perfis específicos dentro da organização, tornando o diálogo entre setores mais eficiente.

Opte por um help desk de acordo com o perfil da empresa

Contar com uma boa ferramenta de help desk faz toda a diferença na comunicação em sua empresa. Afinal, essa alternativa busca integrar as informações e deixar os processos do trabalho mais simples e objetivos. Por isso, é importante avaliar qual é o perfil dos colaboradores, setores e da organização.

Após essa análise, escolha uma opção que se encaixe na rotina dos clientes internos e que seja adequada para manter uma comunicação clara e eficiente. Levar em conta alguns aspectos é essencial, como demandas mais recorrentes, personalizações e especificações que sejam uma necessidade da empresa. Todos esses pontos devem ser considerados e, se possível, aplicados no recurso de help desk.

Conhecer todas as funcionalidades e explorá-las para o maior aproveitamento possível é fundamental para que todos os clientes internos resolvam dúvidas e problemas. Então, busque conhecer todos os recursos que poderão ser utilizados e saiba como serão úteis, especificamente, no dia a dia da organização.

Assim, se você aliar o uso de um bom help desk e a capacitação necessária para a equipe de suporte e demais colaboradores, conseguirá otimizar o tempo e ter uma comunicação mais eficaz para a sua empresa, alinhando e integrando todos os setores de forma simplificada.

Buscar uma comunicação eficiente é uma das principais metas das empresas. Com um time de colaboradores integrado e harmonioso, os resultados são mais significativos. Para aumentar o potencial do help desk e atingir um diálogo mais conciso e claro na organização, algumas práticas devem ser consideradas e colocadas em ação, como levar em conta o feedback da equipe de suporte e oferecer treinamento aos clientes internos.

Ao tirar essas dicas do papel, você alcançará uma comunicação eficiente e certeira em sua empresa, assim como usará ao máximo as funcionalidades do help desk.

Gostou das dicas? Continue aprendendo sobre esse assunto com o nosso artigo sobre as 6 métricas de help desk que você deve acompanhar!

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Sobre o autor

Pós-graduando em Marketing e Inteligência Competitiva, formado em Processos Gerenciais, licenciado em Filosofia e apaixonado por Marketing Digital com especialidade em Content, SEO e Inbound. Atualmente é membro da equipe de marketing de performance da Tray - unidade de e-commerce da Locaweb - e responsável pelos canais de conteúdos da Escola de E-commerce.