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Comunicação efetiva: como e por que fazer?

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A comunicação efetiva pode ser a peça que faltava para a sua empresa. Você pode dispor de bons produtos e preços competitivos, mas se a comunicação falhar, é possível que seu trabalho realizado vá por água abaixo. É por isso que vemos muitos estabelecimentos investindo pesado em treinamentos e ferramentas tecnológicas nessa área.

Por mais que os softwares ajudem bastante na comunicação interna ou externa da empresa, o fator humano não deve ser negligenciado. Então, antes de adquirir programas e equipamentos, é essencial conhecer as melhores práticas no âmbito comunicacional. Só assim conseguimos resultados expressivos.

Quer saber o que é comunicação efetiva, o impacto na produtividade, os benefícios e como melhorá-la? Continue lendo e confira!

O conceito de comunicação efetiva

Para a comunicação ser considerada efetiva é preciso que ela seja clara. As informações devem ser elaboradas de forma que o ruído na mensagem seja o menor possível ou, de preferência, inexistente. Desse modo, o receptor consegue entender exatamente seu teor.

Com a comunicação efetiva, as empresas conseguem melhorar seus resultados. No entanto, saiba que ela não se limita apenas às conversas presenciais, mas abrange outros canais, como e-mails, videoconferências e telefonemas. Ou seja, qualquer meio que há troca de informações.

Os estágios da comunicação

A comunicação pode ser dividida em cinco estágios, veja quais são alguns deles!

Comunicação básica

Nesta etapa, não há grande aproximação entre as partes. A comunicação resume-se aos cumprimentos, agradecimentos e demais mensagens breves. Um “bom dia” ou “obrigado” são bons exemplos.

Comunicação de rotina

Já na comunicação de rotina, acontece um pequeno diálogo após o cumprimento. Há uma troca de informações, porém, não existe um grande aprofundamento.

Comunicação das ideias

É aqui que ocorre a exposição de opiniões entre as pessoas. A comunicação deixa de ser robótica e ganha mais liberdade. Geralmente, o profissional que começa a sua ascensão na empresa, encaixa-se neste estágio. É quando ele se abre para dar e ouvir novas ideias.

Comunicação efetiva

Chegamos então no ponto que mais nos interessa neste momento. Na comunicação efetiva, as opiniões são elaboradas de maneira sólida e coerente. As ideias atingem um nível de maturidade maior e tornam-se bastante claras. Neste estágio, normalmente, estão as pessoas em posições gerenciais.

Comunicação por resultados

Nesta última fase, encontram-se profissionais especialistas no mercado. Os executivos de grandes corporações que estão em reuniões frequentes, por exemplo, precisam ter domínio na comunicação por resultados.

A comunicação efetiva e seu impacto na produtividade

Uma boa comunicação transmite a essência da empresa, como os seus valores e objetivos. Essas informações precisam ser entendidas por todos os colaboradores. Logo, os gerentes e demais profissionais de níveis hierárquicos maiores devem elaborar suas decisões com bastante clareza.

A autoridade dentro de uma corporação não é conquistada apenas pelo cargo, mas, principalmente, pelo conteúdo das mensagens. Dessa forma, as equipes conseguem entender as razões de executarem determinada tarefa e se esforçam para atingir a meta.

O bom clima organizacional também favorece a produtividade. Quando a comunicação interna deixa a desejar, é possível que ocorra rivalidade entre os departamentos e os colaboradores da empresa. Então, é fundamental evitar esses desgastes desnecessários por meio de uma comunicação eficaz.

Os benefícios da comunicação efetiva para a empresa

Você já deve ter percebido neste momento que a comunicação efetiva traz diversas vantagens para as empresas. Então, decidimos reunir algumas das principais. Confira abaixo!

Mais harmonia

Como falamos no tópico anterior, por meio de uma comunicação interna compreensível e transparente, não há espaço para mal-entendidos. Desse modo, os conflitos diminuem consideravelmente. No final das contas, haverá mais confiança entre os colaboradores e, em consequência disso, o comprometimento aumentará.

Decisões acertadas

Seguindo esse caminho, você fica ciente de tudo o que está acontecendo na empresa e consegue identificar as falhas para tomar as melhores decisões. Da mesma maneira, seus funcionários sabem o que precisa ser feito e ficam alinhados ao propósito da organização.

Fortalece a cultura organizacional

Sempre ouvimos que qualquer estabelecimento comercial deve ter sua missão, visão e valores. No entanto, nada disso adianta se você não consegue transmiti-los aos consumidores e funcionários. Por meio de uma comunicação efetiva, os colaboradores têm suas condutas compatíveis com a cultura da organização.

As dicas para melhorar a comunicação efetiva

O ideal é que a comunicação efetiva seja praticada por todos. Não existe um segmento ou cargo específico para agir de tal modo. Sendo assim, vamos apresentar algumas dicas para tornar o seu time mais produtivo.

Peça feedbacks das ações

O feedback é umas das melhores ferramentas para você identificar as principais falhas em sua comunicação. Além de coletar essas informações, é preciso incentivar o seu time a consegui-las também. Assim, o transmissor consegue organizar e filtrar os conteúdos que devem ser repassados aos receptores.

Tenha disposição para ouvir

Um dos grandes erros cometidos por muitos gerentes é somente falar e não ouvir o que os outros estão dizendo. Quando você compreende as necessidades do próximo e considera suas sugestões, toda a equipe só tem a ganhar.

Estimule a diversidade de opiniões

Às vezes, alguém pode se sentir acanhado por pensar diferente e acaba não transmitindo sua opinião. É importante criar meios que estimulem o surgimento de novas ideias. Portanto, evite recriminar pontos de vista. Se possível, faça um elogio mesmo que a sugestão pareça inviável.

Seja objetivo

Em vez de ficar dando voltas em um assunto e falar o que você não quer que aconteça, deixe claro o seu objetivo. As mensagens nas entrelinhas podem não ser identificadas por todos. Então, é preferível dizer ao time de vendas que eles precisam visitar mais clientes, por exemplo, do que dar a entender que eles estão acomodados.

Tenha atenção com a linguagem não-verbal

Não são apenas as palavras que saem da nossa boca que dizem algo, mas também os nossos gestos. Se você diz para uma pessoa que está tudo bem, mas apresenta um olhar de angústia, ela ficará, no mínimo, confusa. Portanto, tome cuidado com sua postura e expressões antes de passar uma mensagem.

Como você pôde perceber, a comunicação efetiva proporciona diversos benefícios, entretanto, é preciso prática e atenção constante para alcançar esse objetivo. Com isso, o clima organizacional melhora e os colaboradores conseguem ser mais produtivos.

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Sobre o autor

Pós-graduando em Marketing e Inteligência Competitiva, formado em Processos Gerenciais, licenciado em Filosofia e apaixonado por Marketing Digital com especialidade em Content, SEO e Inbound. Atualmente é responsável por gerenciar os conteúdos de dois portais: Escola de E-commerce e Melhor Atendimento.