Como melhorar a comunicação de equipes remotas? Saiba aqui!

A comunicação efetiva é o combustível de uma empresa que pretende obter sucesso em suas atividades. No caso de equipes remotas (profissionais que trabalham fora da organização), é importante desenvolver boas práticas para tornar o diálogo bastante claro e objetivo.

Basta comparar as formas de interação quando os funcionários estão no posto de trabalho convencional: brainstorming em torno de um quadro branco, reuniões semanais, se dirigir ao chefe ou colega para tirar dúvidas, ter períodos de descontração em grupo etc.

Nesse sentido, o maior desafio enfrentado por equipes externas é fazer com que todos os envolvidos executem suas respectivas funções e interajam como uma unidade. Você sabe como gerenciar esse pessoal que trabalha em campo?

Elaboramos este conteúdo para que você entenda como otimizar a comunicação de equipes remotas. Acompanhe!

Prepare-se para gerenciar equipes externas

Você, coordenador, deve planejar um projeto remoto efetivo, bem como liderar e instruir seu time a distância. Essa base é fundamental para lidar com os desafios do trabalho externo e superá-los em tempo hábil.

Por isso, não cometa o erro de achar que dará conta dessa situação por causa da experiência adquirida no modelo presencial de gestão de equipes. Esteja disposto a aprender e evoluir para agir com empenho e obter os resultados esperados. Além disso, é necessário ter o dom de amenizar problemas e a competência de ajustar ações e rotas com rapidez.

Deixe claros os processos

É preciso manter-se informado sobre a execução das tarefas e o cumprimento de metas, mas isso não é o bastante. Monitorar todas as etapas individualmente e descobrir o que dá certo ou não é crucial.

Bons coordenadores sabem dar orientações claras para a execução correta dos trabalhos, conforme o perfil e a condição de cada colaborador. Falar e saber ouvir são aspectos essenciais para a entrega do projeto.

Crie uma política de comunicação

Já que o time vai se comunicar virtualmente na maioria das vezes, é fundamental seguir uma forma de conduta bem fundamentada. Se uma reunião convencional já pode causar tumulto, imagina online? Exija atitudes simples de cumprir, mas que podem tornar a comunicação mais produtiva. Veja algumas sugestões:

  • estar em um ambiente silencioso durante as chamadas;
  • não cortar a explicação (raciocínio) do colega;
  • definir quando compartilhar documentos;
  • decidir se alguns assuntos devem ser resolvidos por e-mail ou telefone.

Comunique-se individualmente

Mesmo que as atividades sejam realizadas pelas equipes remotas, o contato individual é muito importante. Se com trabalhos externos são perdidas as características de estar “face a face” com alguém, é possível fortalecer o vínculo profissional ao falar diretamente com a pessoa por alguns minutos. As ligações devem ser periódicas para saber o status do projeto e coletar feedbacks. Para isso, crie um cronograma com o objetivo falar com todos os envolvidos, sem esquecer de ninguém.

Coloque os resultados acima das tarefas

Times externos necessitam de flexibilidade. Caso seja possível e viável, oferecer espaços de coworking é uma boa alternativa para deixar os profissionais mais confortáveis, seja pela possibilidade de escolher o horário de trabalho, seja para interagir com colegas de projeto.

Além disso, cada um tem o seu momento de mais produtividade no dia, o que é um diferencial de equipes remotas. Logo, se você focar somente nas tarefas, pode descobrir que o ritmo de alguns integrantes não é o mesmo que o seu. O segredo está em prezar pelo cumprimento de prazos, independentemente dos meios empregados para atingi-los.

Use as ferramentas certas para manter as equipes organizadas

Para gerir e acompanhar o trabalho externo do time, você precisa ter tudo organizado. Saber gerenciar cada funcionário e cada etapa dentro do projeto resulta em ganho de produtividade e eficiência. Como você não estará perto para dar assistência, terá de utilizar ferramentas para garantir essa organização.

Invista nos seguintes recursos:

  • software de monitoramento para administrar o tempo gasto em cada etapa do projeto;
  • aplicativos de compartilhamento de arquivos e documentos para que toda a equipe tenha acesso às mesmas informações em tempo real;
  • ferramentas de mensagens instantâneas e videoconferência para favorecer a comunicação constante;
  • funcionalidades de agendamento para definir datas, prazos e reuniões;
  • recursos de armazenamento e backup automático;
  • sistema Help Desk para dar suporte aos usuários (tirar dúvidas ou solucionar falhas em sistemas).

É muito importante contar com esses aparatos tecnológicos para manter a equipe no caminho certo.

Organize os horários da equipe com antecedência

A propósito, o horário é uma questão que deve ser priorizada, uma vez que o profissional remoto deve estar acessível durante o expediente. O segredo está em esclarecer processos, e o que for definido previamente deve ser seguido à risca por todos. Clareza na execução das atividades e na divisão de responsabilidade são essenciais. Não devem existir dúvidas sobre o que precisa ser feito, nem sobre prazos.

Logo, se foi combinado que o colaborador estaria presente em determinado horário, isso pode ser cobrado. Se foi marcado que ele participaria de reuniões com a equipe, da mesma forma. Se o pagamento é por entrega, basta que ele respeite os prazos.

Quando as demandas são definidas e fragmentadas com excelência, todo o time fica alinhado, o que favorece o andamento do projeto. Atenção: se houver mudanças no meio do caminho, os profissionais remotos devem ser notificados com antecedência para se ajustar. Essa atitude é obrigação do líder.

Documente os processos na nuvem

Documentar processos é crucial para evitar dores de cabeça em casos de perda ou corrupção de dados. Procedimentos, e-mails, os próprios projetos e suas alterações, entre outros registros devem ser guardados na nuvem para garantir segurança.

Ter tudo isso em mãos ajuda muito na hora de instruir o time para conquistar bons resultados. Dessa forma, você saberá exatamente o que precisa ser ajustado e onde isso deve ocorrer, diminuindo erros e atrasos — além de evitar questionamentos e queixas de clientes.

Premie suas equipes remotas

Nada melhor do que um incentivo para motivar a equipe externa. A opção de prêmios é gigantesca, mas a mais popular entre as empresas é a participação nos lucros. No entanto, é possível usar a criatividade para aumentar o engajamento, ofertando cursos profissionalizantes, créditos em restaurantes, viagens e dias de folga.

Aprendeu como melhorar a comunicação de equipes remotas? Para isso, basta colocar essas recomendações em prática aliadas à tecnologia para melhorar sua gestão de pessoal. Assim, todos os envolvidos se comunicarão com clareza e em tempo hábil para entregar serviços de boa qualidade e dentro do prazo.

O que achou deste conteúdo? Você sabia que existe uma ferramenta capaz de otimizar a comunicação entre departamentos? Aproveite o gancho desta leitura para conhecer tudo sobre Help Desk!

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