Como redirecionar meus e-mails para o Desk? Confira aqui!

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Você já ouviu falar nas novas ferramentas de gestão que estão revolucionando e auxiliando o crescimento da empresas e são a nova sensação do momento? Se você pensou nas ferramentas help desk, está completamente certo.

Que elas agilizam e dão qualidade aos atendimentos, ajudam no controle e supervisão dos processos e diminuem os custos no orçamento, a gente já sabe. Porém, e se houver outras funções que podem facilitar ainda mais o seu dia a dia?

Já pensou na possibilidade de também poder redirecionar seus e-mails para o desk, evitar aquela bagunça de mensagens e, de forma bem tranquila, fazer todo o gerenciamento e acompanhamento dos seus atendimentos utilizando somente a sua ferramenta help desk? Temos uma ótima notícia pra você: sim, isso também é possível.

É essa uma das funções que a ferramenta Desk360 também traz para seus clientes. Mostraremos aqui como é rápido e fácil configurá-la e tiraremos todas as suas dúvidas sobre como ela funciona e quais os benefícios que ela pode trazer para você e sua empresa.

Por que redirecionar meus e-mails para o Desk?

Quem nunca abriu a caixa de e-mails da sua empresa e se deparou com dezenas de mensagens: clientes internos, externos, antigos, novos, funcionários, fornecedores. Todos juntos em um montante só de mensagens que você não sabe nem por onde começar a responder. É aí que o redirecionamento resolve todos esses problemas — e muitos outros — de forma simples e rápida.

Ao habilitar essa função no seu Desk360, você poderá organizar os seus e-mails por tickets que são criados de forma automática e aparecem no seu painel da ferramenta, assim você terá maior agilidade e toda a sua equipe saberá como proceder com cada caso, quais são os urgentes, qual setor deve respondê-lo, etc.

Como configurar?

Se você já tem uma conta, a ferramenta Desk360 concede um endereço de e-mail que geralmente será o seu dominiodaconta@desk360.com.br .

Após conhecer seu endereço eletrônico da ferramenta desk, você deve configurar o seu e-mail externo desejado, para que todas as suas mensagens sejam encaminhadas automaticamente para seu painel e transformadas em tickets, organizando assim os atendimentos de acordo com suas configurações pessoais da ferramenta.

Cada provedor de e-mail da internet tem os seus próprios padrões de configuração, porém a maioria você conseguirá encontrar em “Configurações gerais” e na opção “Encaminhar”, após isso, é só colocar o seu e-mail desk e salvar as configurações.

Se tiver mais dúvidas, você pode dar uma olhada no suporte de alguns dos principais provedores de e-mails do mercado atualmente que separamos aqui: GoogleMicrosoft, Uol, e Yahoo .

Quais os benefícios do redirecionamento?

Organização para seu help desk

As ferramentas de desk já são completas e voltadas para otimização de processos e pessoas. Porém, com o auxílio da função de encaminhamento, o tempo que normalmente seria levado para acompanhar as atualizações no painel e, separadamente as atualizações de e-mail, torna-se muito menor, já que todas estas atividades estarão unidas por meio do redirecionamento em uma única tela.

Agilidade no atendimento

Outro ponto positivo é que com os seus tickets criados automaticamente por meio dos e-mails encaminhados, sua equipe saberá como proceder àquela solicitação rapidamente, já que os novos chamados chegam personalizados para suas configurações conhecidas do painel Desk360 que você já utiliza.

Você poupará tempo pois não precisará abrir mensagem por mensagem para saber do que se trata e partir daí delegar para os setores responsáveis.

Relacionamento direto e descomplicado para o seu cliente

Você pode compartilhar seu e-mail da ferramenta Desk360 diretamente com seus clientes. Dessa forma, sempre que precisarem falar com sua empresa, eles podem enviar um e-mail que vai cair diretamente em seu painel de tickets para ser atendido.

Isso facilitará muito a vida dos seus clientes e dará a eles toda a autonomia necessária, evitando que pequenas dúvidas ou solicitações demorem muito tempo para serem resolvidas e maiores inconvenientes e insatisfações sejam gerados.

Em um mundo como o que vivemos hoje, em que procuramos todos os meios possíveis para poupar nosso tempo, o que você acha que seu cliente prefere? Enviar um simples e-mail ou ficar horas no telefone aguardando ser atendido?

Centralização de todos os atendimentos

Se você já utiliza o desk para a maioria de seus atendimentos, ao adicionar o e-mail no painel da ferramenta você terá todos os seus meios de comunicação com seus clientes em um único portal, o que permitirá que todos os seus setores trabalhem em sincronia.

Além disso você terá toda a comodidade de ver em uma única tela tudo o que seus clientes estão precisando, como seus funcionários estão reagindo e o que está acontecendo em toda a sua empresa.

Maior controle e supervisão de sua equipe

Ao ter todos os atendimentos de sua empresa sendo realizados e visualizados por você em um único canal, o seu poder de controle e monitoramento aumenta consideravelmente.

Você poderá analisar melhor como cada setor ou funcionário está reagindo a cada chamado, qual tempo de resposta aos clientes e qual nível de satisfação dos atendidos. Pode também mudar ou criar estratégias para seus funcionários e todas as demais medidas que você achar necessário.

Uma vez que a visualização de todas as informações e dados para sua análise de produção e qualidade estão unificadas em um local, o seu trabalho de gestão e controle ganha tempo e fica muito mais prático.

Aumento da produtividade de sua equipe

Com sua ferramenta desk otimizada unificando todas as solicitações pendentes, sua equipe trabalhando de forma rápida e integrada, seu cliente entende como encontrar a solução do seu problema sem complicação, sem longas esperas e com seu maior controle sobre tudo que está acontecendo internamente. O resultado só pode ser um: produtividade a mil!!

Se todo mundo sabe o que deve fazer, você consegue ter uma visão mais clara de onde mudar ou o que melhorar, e assim seus clientes estarão cada vez mais satisfeitos e seus resultados estarão sempre subindo. Isso significará que sua empresa está produzindo mais do que nunca e que você achou os meios certos para ter sucesso.

Sem o devido auxílio, obter esses resultados pode parecer complexo e longe da sua realidade. Portanto, ter contato com uma empresa que oferece todas as soluções internas totalmente otimizadas, que com funções simples, como redirecionar meus e-mails para o desk, pode mudar a vida da sua organização, é fundamental para uma boa produtividade e qualidade de serviço.

Gostou da nossa dica, quer saber mais ou ainda tem dúvidas sobre o assunto? Entre em contato com o Desk360 e tenha todas as informações sobre os melhores tipos de ferramentas de gestão para seu negócio.

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