Como Organizar o Atendimento ao Cliente em 7 Passos

Você já se deparou com alguma situação que precisava daquela “organização” para dar aquele passo tão importante?

Com certeza você deve estar pensando em algum momento em que precisou dar aquela “respirada” e retomou o processo aos poucos, para que cada etapa fosse construída e enfim aquela entrega fosse realizada.

Um passo de cada e vez e agora, venho aqui para falar de atendimento ao cliente. Ou melhor, de organização no atendimento.

Você está precisando dessa força? Então, vem comigo que nós vamos juntos organizar.

Como organizar meu atendimento em 7 passos:

1- Entenda que a demanda é sua amiga

Sabe aqueles telefonemas, e-mails, lembretes, projetos e solicitações dos clientes que você não sabe nem de onde chegam mas sabe que não param de chegar? Agradeça por eles.

O primeiro passo é entender que toda essa demanda serve para que você saiba que a sua empresa tem clientes e que agora é a sua hora de agir, coletar, entender as necessidades e com calma olhar uma a uma, até que elas sejam dominadas e exterminadas por você.

Chegou a hora de lutar guerreiro! Nada melhor do que se aliar as demandas e eliminá-las com tudo resolvido e muita satisfação no atendimento.

2- Acerte o fluxo

Você sabe o que a sua empresa vende e sabe exatamente quais são as principais dúvidas ou solicitações dos seus clientes. Que tal alinhar isso em pequenos fluxos de cada processo? Assim, você pode entender o que cada um deles significam e encaixá-los de forma organizada no atendimento aos seus clientes.

A dica é: entenda o que os clientes mais precisam e priorize o atendimento de forma focada em cada etapa dentro de cada processo.

Por exemplo:

Se o cliente quer trocar um produto, tenha um processo de troca já estabelecido. Assim a comunicação é clara e você não precisa investir tempo em como será a forma de atender, até que o caso seja resolvido.

3- Sentido horário funciona

Pense na sua empresa como um todo e organize de forma cronológica todos os processos. Assim eles serão conectados de forma natural e claro, quando algo sair do “padrão” a única coisa que você precisará fazer é alterar a ordem.

Mas o cliente entenderá em cada etapa que você sabe exatamente como conduzir cada questão e o atendimento é facilitado de todas as formas.

4-  Arrisque sem ficar com a pulguinha atrás da orelha

Se auto avalie e teste formas diferentes que cortem etapas, mas que na sua opinião podem dar certo. Você nunca vai saber se não arriscar.

Organize várias e várias vezes, até acertar o atendimento facilitando para a sua empresa e para seu cliente.

Pode ter certeza que para tentar acertar, todo erro é aprendizado e experiência.

5- Um caminho sem volta

Toda vez que um processo é estruturado, ele passa por uma profunda organização. O “problema” é que isso vicia e você pode se descobrir um organizador nato. E como um organizador nato, você precisará estar sempre atento para que a mudança seja constante e a organização também.

O importante é sempre observar e estar disposto a implementar aquela faxina geral no atendimento.

6 – Seja empático

Empatia é uma das palavras que está em alta na atualidade. Mas, o que ela tem haver com organização no atendimento? Tudo!

Para estruturar processos e organizar seu atendimento, você precisa se colocar no lugar do outro. Isso significa que o que você pensa “fica de lado” e quem assume o comando é o cliente. Ouvi-lo e entendê-lo pode facilitar e muito a organização constante que será aplicada na sua empresa.

Traga o cliente pra perto!

7- Como vou saber se deu certo?

Conhecer e desenhar todos os processos da sua empresa em vários fluxos, sem dúvida alguma é um passo que fará com que a rotina do trabalho seja simplificada e o cliente perceberá a “limpeza” em cada etapa, além de ter mais confiança na sua empresa.

Com esses critérios você colherá feedbacks dos clientes que com certeza, irão ver a diferença no organização e na forma de serem atendidos.

Mas não acaba por aí. A busca pelo “dar certo” é constante e é adaptável a necessidades e as mudanças do dia a dia.

Mãos na massa!

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Sobre o autor

Atualmente é Coordenadora de Gestão de Atendimento. Como gestora, defende que misturar brilho nos olhos com liberdade e autonomia, desenvolve pessoas. No atendimento, acredita que a comunicação é a principal forma de compartilhar e trocar experiências. É por isso que escreve com todo amor, baseando-se em: experiências, estudos e muita vontade de fazer acontecer. Frisando que é com atendimento que se bate metas!