Como Melhorar o Atendimento quando a empresa está crescendo rápido?

AS VENDAS AUMENTARAM?

Ah, garanto que você está muito feliz. Afinal, esse é o maior objetivo de todo empreendedor, não é mesmo?

Mas é principalmente quando as vendas estão aumentando que não se pode deixar de melhorar o atendimento da sua empresa. As empresas estão cada vez mais ativas em entregar o melhor para seus clientes, pois só oferecer produtos de qualidade, não é mais o suficiente para o consumidor, hoje eles buscam razões para continuar dando importância para sua empresa.
Imagina só, se com esse aumento de demanda, seus atendentes não conseguirem dar conta de atender o telefone, contatar clientes, cumprir os prazos estabelecidos, enviar mercadorias e ter o controle do estoque?

Preciso te falar o que vai acontecer?

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Claramente, uma desordem muito grande nas operações, que influenciará nos seus custos e lucros. Além de sobrecarregar a sua equipe, impossibilitando a conclusão das tarefas de forma eficiente, o que impacta diretamente no atendimento dos seus clientes.

Assim, ao invés das vendas aumentarem cada vez mais, a longo prazo, você vai perceber que as vendas vão decair. Claro que se tudo estiver desalinhado, também haverá outros motivos, mas muito será em razão do atendimento que sua empresa proporciona.

Você sabe que um cliente insatisfeito dificilmente retorna, não é mesmo? E o pior, além de ser em média 5 vezes mais caro trazê-lo de volta, é impossível medir quantos outros clientes ele poderá influenciar negativamente.

Bom, as organizações dependem de vendas e elas só acontecem se os clientes procuram seu negócio. É um ciclo, e é justamente por isso que a organização e o atendimento são a base de crescimento de qualquer empresa.

Então vem comigo que eu vou te ajudar! Vou mostrar pra você como melhorar o atendimento quando a empresa está crescendo rápido.

A princípio tenho 3 dicas para você. Mas aqui no Blog Melhor Atendimento, você encontra muitos outros artigos que podem te direcionar com o atendimento e gestão da sua equipe.

“Me trate como Rei”

 exatamente assim que os clientes querem que você pense.

Desejam ser prontamente atendidos, sempre que solicitarem, basicamente o cliente quer que sua empresa seja fiel à ele e seus desejos.

Vamos pensar um pouco sobre esse “desejo”. Não que isso deva ser “lei” na sua empresa, mas analise o desejo dele, pois muitas vezes também é o nosso. Você também não acha que ser bem atendido e compreendido é maravilhoso?

Quer um exemplo? Você deve ter se sentido um rei (ou rainha) quando entrou em uma loja querendo comprar um produto, neste caso, vou citar uma roupa. Bom, a atendente te ajuda escolher a mais bonita da loja, ela se atenta a cor que mais combina com o seu tom de pele, o estilo que você mais gosta, define o modelo perfeito para você, quando você veste, recebe vários elogios do quanto ressaltou sua beleza. Você se sente bonito, feliz e surge até a dificuldade em falar não para ela.

Quando você chega em casa, percebe que não havia reparado em um defeito na costura, volta até a loja e o atendimento é totalmente diferente. Aquela atendente que te tratou tão bem, até te culpa por não ter visto antes. Que chato, não é mesmo!

Pense nessa situação dentro da sua empresa.

O seu cliente não quer ser bem atendido apenas quando você está na conquista da primeira compra. Ele quer que você o escute e compreenda o problema que está te apresentando, afinal está com dificuldades. O seu atendimento nesse momento, faz com que ele define se a sua empresa, merece a confiança e lealdade dele.

É compreensível com o aumento de vendas, mais pedidos e clientes chegando, que sua equipe não consiga manter a excelência no atendimento de todos os clientes. Mas é função do gestor buscar melhor o atendimento sempre que perceber essa baixa.

Por isso é fundamental uma preparação adequada para atender os clientes, cumprir com o que foi prometido na contratação e não deixá-los sem suporte.

Não faça reuniões intermináveis

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Que reuniões são importantes para estabelecer metas e objetivos, definir estratégias e acompanhar a equipe de vendas, nós sabemos.

Mas dispersar frequentemente o foco e atenção da sua equipe por muito tempo, impacta diretamente no tempo produtivo, tanto do gestor como dos colaboradores.

Evite perder esse tempo reunindo todo mundo, agendando uma sala e horário para todos para conversarem sobre assuntos que muitas vezes podem ser resolvidos por email ou por telefone.

Por exemplo, você precisa de uma opinião para fazer uma simples mudança no trabalho da sua equipe, para isso, uma enquete por email já resolveria. Precisa comunicar a todos sobre uma atualização de software? Um novo colaborador? Ou até mesmo uma simples alteração de preço ou promoção? Um email bastaria.

Entende? O fato não é só em quantas reuniões você faz e o tempo que elas duram, mas a importância, pois muitas vezes são informações que podem ser transmitidas por canais mais rápidos e eficientes, não dispersando a atenção de todos.

Não controle no Post-it

Para se ter resultados em vendas, é necessário muito foco nas estratégias e claro, controle de tudo. Querer controlar suas vendas e gerenciar sua equipe sem ajuda de um software é quase que impossível.

Um ótimo aliado para te ajudar no planejamento e acompanhamento de tarefas diárias, é o CRM – Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento com o Cliente).

A implantação dessa ferramenta traz benefícios tanto para a equipe de atendimento quanto para o gestor. Organizando as atividades ambos ganham produtividade.

É possível com ela, designar clientes para cada vendedor ou atendente evitando duplos atendimentos. Além das informações dos clientes que ficam armazenadas como uma base de dados, permite visualizar o histórico de vendas e pedidos de cada consumidor, isso contribui muito para um melhor relacionamento.

Acredite, para ser reconhecido pelos seus clientes, é indispensável dedicar esforços e tempo de toda sua equipe de atendimento. E melhorar o atendimento da sua equipe é o ponto principal para manter a crescente de vendas, além de ser uma ótima oportunidade de firmar o relacionamento com seus clientes. O objetivo é crescer cada vez mais, aumentar as vendas e tornar sua empresa maior.

Olha o que eu estou te passando aqui, não é nenhuma receita de bolo. São sugestões para colocar o seu atendimento em ordem. Em ordem e progresso. 

Então não perca o foco no seu atendimento, mãos a obra e boas vendas!

Se ainda restarem dúvidas, leia mais em nosso blog e busque o melhorar o atendimento, sempre!

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Sobre o autor

Customer Success, focada em gestão de atendimento ao cliente. Acredita que a junção de empatia, comprometimento e sensação de pertencimento, cria vínculos e proporciona experiências ao cliente. Preza pela excelência no atendimento. Tem como alicerce da sua essência Deus e a família.