Como escolher uma ferramenta de atendimento de qualidade?

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Você sabe como a sua empresa se relaciona com os clientes? Essa é uma pergunta que, apesar de simples, gera algumas dúvidas em muitos empreendedores. Hoje em dia, o perfil do consumidor está fortemente ligado à internet e às tecnologias móveis. O que isso quer dizer? Que o seu cliente consegue interagir com a sua empresa por diversos canais. Incrível, não é?

O seu consumidor pode tanto elogiar um atendimento recebido quanto publicar uma reclamação, caso tenha tido uma experiência negativa em relação a sua marca. Para evitar esses conflitos que são capazes de prejudicar um negócio de qualquer porte, contratar uma ferramenta de atendimento é uma ótima solução.

Com ela, é possível, além de armazenar informações sobre os clientes, organizar todos os processos, mesmo que a sua empresa não tenha uma equipe estruturada de vendas. Essa ação economiza tempo, dinheiro e ainda ajuda a traçar uma estratégia para atender melhor o seu cliente.

Mas como escolher uma ferramenta de atendimento eficaz e de qualidade? É sobre isso que falaremos neste post. Acompanhe!

Procure por uma ferramenta que organize as tarefas

Ter organização é um dos principais pilares do bom atendimento. Se você atende os seus clientes em diferentes canais, como e-mails, redes sociais e sites de compra, por exemplo, ter uma ferramenta que faça a centralização de tudo é essencial — pois não é viável deixá-los sem um atendimento adequado e disponível no momento certo.

Logo, optar por uma ferramenta que ofereça a gestão de atendimento é indispensável para ajudar na centralização dos canais de contato, deixando-os em um único painel e, claro, organizando o atendimento de uma forma em que o cliente consiga interagir mais rápido.

A pessoa responsável por monitorar a ferramenta consegue controlar todos os canais sem a necessidade de abrir diversas páginas no navegador. Muitas vezes, essa é uma situação que exige do responsável mais do que ele pode dedicar. Afinal, não há como depositar mais tempo em um canal do que em outro sem comprometer a qualidade de um deles.

Verifique a opção de automatizar os processos

Outro ponto importante na hora de contratar uma ferramenta de atendimento é verificar se ela oferece automação dos processos. Isso é importante para agilizar o contato do cliente, evitando que ele fique muito tempo esperando para ser atendido ou tenha que repetir a razão de seu contato.

Contar com uma solução específica a fim de facilitar o atendimento aos clientes é uma tarefa fácil para se executar. Graças à automação possibilitada pela ferramenta de atendimento, é possível organizar os fluxos dos processos, bem como direcioná-los para os setores específicos.

Investir em automação e organização do fluxo de atendimento é benéfico tanto para os clientes externos quanto para os clientes internos, ou seja, quem trabalha em sua empresa.

Saiba se a ferramenta cria estratégias de relacionamento

Para criar estratégias de relacionamento que sejam realmente eficazes, é preciso saber se o seu cliente está satisfeito com o atendimento que recebeu. Para isso, ter uma pesquisa de satisfação a cada ticket fechado é indispensável.

Assim, o administrador consegue saber como está o atendimento geral e individual. Ele recebe relatórios com informações importantes, como os pontos positivos e negativos do atendimento que foi prestado. Com esses números e essas informações em mãos, já é viável notar a forma que os clientes veem a empresa, norteando a melhor forma de evoluir nesse quesito.

Confira a capacidade de integração com sistemas internos

Um bom atendimento é focado exatamente no perfil do consumidor. Por isso, ao contratar uma ferramenta de atendimento, confira se ela tem a capacidade de integração com outros sistemas usados internamente. Assim você não precisa abrir mão de sistemas que já tem o hábito de utilizar, e também não precisa quebrar contrato com outras empresas.

Lojistas que têm contas em sites de vendas, por exemplo, podem pensar na contratação de uma ferramenta que associe o seu atendimento com o perfil comercial do cliente. Esse fator é muito importante para manter a experiência do seu consumidor sempre positiva. E já sabemos: cliente satisfeito é muito mais fácil de fidelizar.

Entenda de que forma a ferramenta otimiza o tempo

Hoje em dia, os avanços tecnológicos surgiram para facilitar o dia a dia do ser humano. Logo, espera-se que uma ferramenta de atendimento faça o mesmo. Por isso, antes de fazer a contratação de uma, entenda de quais formas ela consegue otimizar o tempo que você gasta para atender os seus clientes.

Ela consegue armazenar as respostas? Permite a verificação do motivo da abertura do ticket? Mostra se o agente conseguiu responder mais de um cliente por vez? Essa e outras perguntas precisam ser consideradas.

Afinal, com a otimização do tempo e das tarefas, o seu quadro de funcionários pode reduzir e as suas respostas serão mais objetivas e conclusivas na hora de entrar em um contato com o cliente. Lembre-se de que tudo precisa ficar salvo para ser verificado sempre que o mesmo cliente entrar em contato novamente, o que otimiza ainda mais o tempo de integração.

Veja se a ferramenta tem bom custo-benefício

É essencialmente importante saber se a ferramenta de atendimento vai atender às suas expectativas e necessidades. Além disso, veja se o que ela vai cobrar realmente é algo que vale a pena investir. Logo, analisar o mercado e verificar valores é uma ação que deve ser levada em consideração.

Muitas empresas podem oferecer um serviço parecido com alguns diferenciais, incluindo os valores. Pesquise bastante até encontrar uma ferramenta que seja condizente com o momento atual da sua empresa.

Oferecer ao cliente uma boa experiência é essencial para a empresa que quer crescer e evoluir no mercado. Lembre-se de que não importa se o seu negócio tem ou não uma equipe de vendas estruturada, investir em uma ferramenta de atendimento de qualidade é o primeiro passo para oferecer ao público sempre o melhor. Com as dicas citadas, você, com certeza, fará uma boa escolha.

Gostou de saber como escolher uma ferramenta de atendimento de qualidade? Viu como esse é um ponto decisivo no sucesso do seu negócio? Então, não perca tempo e escolha a ferramenta de gestão de atendimento ideal para a sua loja virtual.

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Sobre o autor

Pós-graduando em Marketing e Inteligência Competitiva, formado em Processos Gerenciais, licenciado em Filosofia e apaixonado por Marketing Digital com especialidade em Content, SEO e Inbound. Atualmente é responsável por gerenciar os conteúdos de dois portais: Escola de E-commerce e Melhor Atendimento.

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