Como criar uma mensagem de espera que passe profissionalismo?

Ao entrar em contato com uma empresa, muitas vezes, acaba sendo inevitável precisar esperar pelo atendimento. Mas o que é, por vezes, incômodo, pode se tornar agradável e útil para o cliente com uma mensagem de espera bem produzida.

Neste artigo, vamos mostrar como você pode ir além das tradicionais músicas de elevador durante a espera telefônica. Você vai aprender a usar estratégias para valorizar sua marca em todos os momentos disponíveis e proporcionar uma melhor experiência para seu cliente. Sem mais espera, vamos ao texto!

Utilidades da mensagem de espera

Ao contrário do que muita gente pensa, uma mensagem de espera telefônica não tem como objetivo “encher linguiça” até que um ramal de atendimento esteja livre para solucionar o problema do cliente.

Sabemos que o tempo de espera não costuma ser bem-visto pelo consumidor, então, é indispensável tentar fazer desse um momento mais leve e de informação relevante.

Separamos algumas utilidades que você pode dar à mensagem de espera. Confira!

Apresentação da empresa

A ligação telefônica para um SAC tem diversos propósitos e nem sempre a pessoa que está na linha já conhece bem a empresa. Ela pode tentar fazer uma compra pela primeira vez ou desejar tirar dúvidas sobre um serviço.

Por isso, a espera na linha pode servir para que ela conheça resumidamente o trabalho realizado pelo seu negócio.

A mensagem pode falar sobre as áreas de atuação, sobre o tempo de mercado e sobre a posição que a empresa ocupa em algum ranking de qualidade, de forma a passar maior profissionalismo e gerar confiança.

Informação ao consumidor

Sua mensagem de espera também pode ter um tom informativo sobre o tempo restante e o motivo da demora no atendimento — lembrando que ela deve sempre ser mínima para não desgastar a relação com o consumidor ou lead.

É importante mostrar que a empresa se preocupa com a espera condicionada à pessoa e está trabalhando para realizar o atendimento o mais breve possível.

Auxílio no marketing

Uma excelente estratégia para a mensagem de espera telefônica se tornar mais palatável para o consumidor é usar esse momento para informar sobre promoções, descontos e benefícios de que ele possa usufruir.

Imagine que, durante a espera, o cliente descubra que pode se beneficiar com uma compra que ele quer fazer ou que tem direito a um upgrade de serviço. Excelente marketing, não é mesmo?

Dicas para criar sua mensagem

Agora que você já sabe que a ligação telefônica pode ter diversas funções interessantes, queremos mostrar que, para passar profissionalismo, são necessárias algumas providências ao criar uma mensagem de espera.

Veja abaixo quais são as principais!

Procure um estúdio de locução

Contar com pessoas especializadas para gravar sua mensagem é o ideal se você quer mostrar profissionalismo aos seus clientes.

Você pode procurar locutores profissionais ou, até mesmo, um estúdio de locução. Gravar de forma correta vai garantir que seu texto seja reproduzido com clareza, boa pronúncia, tom correto e som limpo para a ligação.

Tenha um texto claro

Se o tempo de espera na ligação não for longo, a probabilidade de a pessoa ouvir sua mensagem apenas uma vez é grande. Por isso, seu texto precisa ser claro e coeso, de fácil entendimento e objetivo.

Você pode redigir pessoalmente esse texto ou também contar com o auxílio de um profissional da área de comunicação ou locução.

Adote o tom certo

Você conhece o público do seu negócio melhor do que ninguém. Por isso, antes de redigir sua mensagem de espera, pense no tom certo para esse contato. Tente adotar uma fala cordial e atemporal, adaptada às pessoas que vão ouvir.

Por exemplo, se seu público é composto de executivos, você pode adotar um tom mais formal, mas se seu negócio atrair um público mais variado, use uma linguagem mais informal.

Reduza o tempo ao máximo

Evite se alongar demais na sua mensagem de espera telefônica. Como já falamos, a espera pode ser pouca e seu cliente pode acabar por não ouvir todo o texto.

Escolha as informações mais relevantes para serem gravadas, de preferência, com pontos dos três itens que mostramos no primeiro tópico: apresentação, informação e marketing.

Tipos ideais de mensagens

Para ajudá-lo, preparamos três exemplos práticos que você pode usar como mensagem de espera. Você pode utilizá-los como base ou ideia para o texto da sua empresa, adaptando-os com os dados corretos.

Lembre-se de usar uma mensagem que esteja de acordo com o perfil do seu público e com o tempo de espera previsto no seu negócio. Veja a seguir:

  • “Olá! Obrigada por ligar para (nome da empresa). Estamos trabalhando para que seu atendimento aconteça o mais rápido possível. Você já conhece nossa empresa? Estamos há (número) anos no mercado, atuando com (ramo). Se você é um novo cliente, tem (número)% de desconto em nossos serviços”;
  • “Você ligou para (nome da empresa). No momento, nossos ramais estão ocupados, mas, em breve, um de nossos atendentes estará disponível. Durante este mês, estamos com diversas promoções em nosso site: (endereço do site). Acesse e aproveite os descontos! (nome da empresa): há (número) anos trabalhando em prol do seu bem-estar”;
  • “Obrigada por ligar para (nome da empresa). Seu atendimento vai começar em breve. A (nome da empresa) é especializada em (produto), (produto) e (produto). Estamos localizados na cidade de (nome) e atendemos toda a região (nome). Se você ainda não é nosso cliente, conheça todos os nossos serviços no site (endereço do site). Se você já é nosso cliente, fale com um de nossos atendentes sobre as promoções para upgrade de plano. (Nome da empresa): há (número) anos trabalhando com excelência no ramo de (ramo)”.

Investir em um atendimento de qualidade é primordial para atrair e fidelizar clientes. Usar uma mensagem de espera telefônica é um dos passos que você pode dar rumo à excelência do relacionamento com o cliente em seu negócio. Afinal, uma mensagem de espera personalizada transmite profissionalismo e comprometimento com as vendas.

Existem, ainda, outros fatores importantes no atendimento que você deve conhecer. Continue no nosso blog e conheça alguns erros que você não pode cometer nessa área. Que tal aprender com mais essa leitura?

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Sobre o autor

Pós-graduando em Marketing e Inteligência Competitiva, formado em Processos Gerenciais, licenciado em Filosofia e apaixonado por Marketing Digital com especialidade em Content, SEO e Inbound. Atualmente é membro da equipe de marketing de performance da Tray - unidade de e-commerce da Locaweb - e responsável pelos canais de conteúdos da Escola de E-commerce.

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