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Fluxo de atendimento: você tem dificuldade de acompanhar?

Não é difícil encontrar por aí histórias de pessoas insatisfeitas com o atendimento que receberam de marcas ou empresas na solução de problemas. De fato, atender bem os clientes é um dos grandes desafios de qualquer organização e por isso torna-se fundamental investir em um fluxo de atendimento eficiente.

Se você ainda não sabe como esse conceito é importante para o dia a dia da sua empresa, te convido a ler este texto até o final. Falaremos sobre as melhores práticas para acompanhar um fluxo de atendimento e fazer com que seu serviço receba nota máxima dos usuários.

Por que investir no fluxo de atendimento?

Em primeiro lugar, vamos entender porque você realmente precisa acompanhar de forma eficaz o fluxo de atendimento de sua empresa.

Toda organização possui esse processo para fazer atendimento ao cliente, seja ele interno ou externo. Porém, realizar esse percurso de certas formas pode ser o diferencial para você. Veja abaixo o porquê.

Otimização dos processos

Em primeiro lugar, acompanhar corretamente o fluxo de atendimento vai otimizar os seus processos, eliminando ações desnecessárias por parte tanto do cliente quanto do profissional.

Um exemplo clássico é o do problema que passa por várias pessoas até ser resolvido, mesmo que seja uma coisa simples que poderia ser solucionada em um primeiro momento, se caísse nas mãos certas.

Impulsionamento de resultados

A otimização do atendimento economiza recursos de tempo, de pessoal e ainda garante uma maior satisfação do cliente. Todas essas mudanças certamente tem um fim: melhores resultados para sua empresa.

Oferecer um atendimento ao cliente de qualidade é uma das formas mais eficazes de turbinar a imagem da sua empresa no mercado. Afinal, sabemos que essa é uma grande carência atualmente, não é mesmo?

Como acompanhar um fluxo de atendimento de forma eficiente?

Vamos praticar! Você precisa saber quais ações podem facilitar o acompanhamento de um fluxo de atendimento e é disso que falaremos abaixo. Separamos algumas dicas que você deve seguir hoje mesmo para mudar paradigmas na sua organização e ganhar nota 10 nos atendimentos! Continue a leitura!

Criar um fluxograma

Você com certeza já ouviu essa palavra e deve saber que é possível criar e utilizar fluxogramas em diversas situações.

Trata-se de uma organização de etapas, do início ao fim, de um processo. Por isso, é claro que, se o que estamos buscando é uma padronização do atendimento ao cliente, temos que começar pela elaboração de um fluxograma.

Comece listando os caminhos possíveis para um fluxo de atendimento, do primeiro contato à pesquisa de satisfação. Procure etapas que podem ser eliminadas ou substituídas por outras mais eficazes e tenha em mente que, quanto menos pontos o cliente percorrer, mais satisfatório vai ser o atendimento.

Ter um sistema de SAC automatizado

É claro que, ao lado de uma boa gestão de atendimento está um bom software. Por isso, se você quer melhorar a forma de atender clientes, precisa contar com uma ferramenta que seja flexível e atenda às suas necessidades.

Atualmente, sistemas de SAC permitem que o gestor tenha uma visão panorâmica dos atendimentos que estão sendo realizados, dos problemas que estão sendo resolvidos, do desempenho da equipe e do nível de satisfação dos clientes.

A automação do sistema, além de permitir um trabalho mais otimizado e eficiente, ainda oferece ferramentas inovadoras como os chatbots, robôs que podem iniciar o atendimento online, fazendo um primeiro contato interativo e conduzindo o cliente para o lugar certo.

Ter prazos para cumprir cada etapa

Essa é uma outra forma de gerenciar seu fluxo de atendimento de maneira mais adequada. Criar prazos para solucionar determinados tipos de problemas, principalmente os menos complexos, é extremamente estratégico e evita que o cliente fique insatisfeito com demoras excessivas.

É claro que a determinação de prazos precisa ser feita de forma realista e inteligente, do contrário, pressiona a equipe a cumprir metas impossíveis que podem prejudicar a qualidade do serviço.

Ter setores específicos para responder cada tipo de solicitação

Mais uma medida eficaz a ser tomada para otimizar o acompanhamento do fluxo de atendimento em sua empresa é estabelecer setores específicos para cada tipo de solicitação.

Como fazer isso? Para começar, você pode descobrir em quais áreas cada um de seus colaboradores é especialista. Assim, pode dividi-los de forma que eles sempre atendam problemas similares e ofereçam a melhor solução.

O que mais é possível fazer para alcançar o sucesso?

Mostramos algumas formas de acompanhar um fluxo de atendimento de forma eficiente e agora queremos aproveitar para sugerir mais duas ações que você pode adotar para ter sucesso com seus clientes.

Realizar treinamentos

Estabelecer padrões e usar as melhores ferramentas de gestão de atendimento pode dar resultados insatisfatórios se sua equipe não for devidamente treinada nas boas práticas de fluxo de atendimento.

Por isso, sempre explicitamos em nosso blog a importância de oferecer treinamentos  para seus colaboradores, de forma a atualizá-los dos processos, do funcionamento dos softwares e das formas mais eficientes de atendimento.

Na sua empresa, treinamentos constantes fazem parte da rotina? Se não, é hora de mudar essa cultura!

Investir na gestão

Por fim, mais uma forma de garantir resultados de excelência no atendimento ao cliente é investir na gestão dessa área em sua empresa.

Como vimos no início deste texto, atender pessoas e solucionar problemas é desafiador para qualquer organização e, por falta de atenção a esse setor, muitas marcas acabam sendo extremamente criticadas por sua clientela. Isso prejudica a imagem e faz com que a empresa perca vendas e posição no mercado.

Se você quer mudar esse quadro em sua empresa, valorize uma boa gestão de atendimento, sempre buscando seguir as boas práticas e tendo como aliado um bom sistema de gestão e SAC automatizado.

Essas são nossas dicas para que você faça um acompanhamento perfeito do fluxo de atendimento em sua empresa e consiga atender pessoas com eficiência em busca dos melhores resultados!

Se você ainda não tem a ferramenta ideal para atendimento interno ou externo, você pode fazer um teste grátis em um sistema completo que permite a centralização, registro e gerenciamento de atendimento!

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